« On délègue le stockage et l'expédition de nos vins de négoce parce que l'on a confiance »

« On manque toujours de place dans les exploitations viticoles », constatent Pauline Giraud et Clément Minne à la tête des Vignobles Gueissard, installés à Le Beausset dans le Var. C’est pour cette raison qu’ils délèguent l’embouteillage à la société Vinéolis, située dans le même département, à Brignoles. Vinéolis vient avec une chaîne mobile pour les vins du domaine et embouteille sur une chaîne fixe de son propre site pour les vins de négoce.

Le manque de place a conduit le domaine à externaliser aussi le stockage et l’expédition des vins de négoce. « Le négoce représente des volumes importants. Nous n’avons jamais eu assez d’espace pour les gérer sur place », explique Clément Minne. L’activité de négoce est née dès la création du domaine en 2010. Son succès a permis à Pauline Giraud et Clément Minne d’acquérir des vignes progressivement, car ni l’un ni l’autre n’était issu d’une famille viticole. L’espace encore disponible dans leurs bâtiments est réservé aux vins issus de l’agrandissement du domaine.

Gagner de l’espace mais aussi du temps

Les vins sélectionnés restent chez les fournisseurs. Ils sont transférés chez Vinéolis en fonction des commandes. « La plupart de nos clients ont des problèmes de stockage. Ils n’ont pas la place ou le souhait de construire un entrepôt », constate Benoît Aldias, cofondateur de l’entreprise avec Paul Vandevelde. Le site de Vinéolis étant situé dans la zone d'activité Nicopolis à Brignoles, l’accès pour les camions est beaucoup plus facile que dans nombre de domaines de la région desservis par des voies étroites et tortueuses. « Ces clients préfèrent envoyer les palettes ou le vin en citerne en une fois », commente Benoît Aldias. Le gain de temps est une autre motivation forte. Beaucoup de propriétés « se disent qu’il y a mieux à faire que de préparer des commandes et d’attendre le transporteur », remarquent les dirigeants de Vinéolis. « C’est plus de temps pour les vignes, plus de temps pour le commercial », confirme Pauline Giraud.

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Une répartition des rôles bien définie entre les différents acteurs

Dans le cas des Vignobles Gueissard, Vinéolis réceptionne le vin en vrac. Il y a assemblage ou pas selon les directives du domaine, puis embouteillage et expédition. « L’activité de négoce étant bien installée, on est plutôt en flux tendu, se réjouit Pauline Giraud. Nous gérons le commercial et la facturation, ce sont nos transporteurs ». La gestion des matières sèches est un point crucial. Les Vignobles Gueissard les achètent mais partagent avec Vinéolis un tableau d’inventaire soigneusement mis à jour. « Les Vignobles Gueissard vérifient leur stock de matières sèches lorsqu’ils envoient un ordre de fabrication. C’est leur fournisseur qui nous livre », précise Benoît Aldias. Vinéolis gère les analyses avant et après la mise en bouteille. « S’il faut réajuster un vin au vu des analyses à réception, c’est le client qui prend la décision », illustre Benoît Aldias. Vinéolis se charge des documents douaniers (DAE).

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Pour Clément Minne, collaborer avec ce type de prestataire est aussi la garantie d’accéder à des équipements à la pointe de l’innovation et au savoir-faire pour les utiliser à leur optimum. « Si on investissait nous-mêmes, on ne pourrait pas changer tous les cinq ans de matériel », observe-t-il. Vinéolis fait régulièrement évoluer son matériel. La société a par exemple récemment acquis un contacteur membranaire pour gérer avec toujours plus de précision les gaz dissous.

Il arrive que Vinéolis conseille sur la faisabilité d’un habillage. « Certains bureaux de design font de belles étiquettes mais on se retrouve avec une inadéquation entre la bouteille et l’étiquette », constate Paul Vandevelde.

Une communication bien huilée est indispensable

Anticipation et communication permanente sont indispensables à la réussite de l’externalisation. Des fiches de production décrivent en détail toutes les opérations à mener par produits et par clients du domaine, issus d’une diversité de pays : étiquette, contre-étiquette, marquage, bouchon… Le négoce est exporté à 80 %. Vinéolis gère ainsi 22 produits différents pour la gamme négoce des Vignobles Gueissard. Benoît Aldias et Paul Vandevelde ont tous deux fait un BTS viti-œno et travaillé dans différents domaines. Cela facilite le dialogue avec leurs clients. « On parle la même langue, se félicite Pauline Giraud. S’ils remarquent quelque chose au déchargement, ils nous préviennent. » Lorsqu’un nouveau produit est mis en place, Pauline Giraud et Clément Minne se déplacent chez Vinéolis. Des validations se réalisent par envoi de photos via smartphone. « On délègue parce que l’on a confiance », résume Pauline Giraud.

L’utilisation d’un outil de partage (drive) de tous les fichiers nécessaires à l’embouteillage et à la réalisation des commandes facilite la circulation de l’information. Toute actualisation d’une information est simultanée et chacun est sûr de travailler avec les bonnes données.

Plus d’espace pour offrir plus de souplesse

Beaucoup de temps est investi dans les deux entreprises pour la planification. Vinéolis cale son planning jusqu’à fin mars dès décembre mais peut éventuellement traiter des petits lots en fin de journée en plus si besoin. « Nous suggérons d’embouteiller et d’étiqueter un peu plus pour donner de la flexibilité et pouvoir répondre vite à des commandes », explique Benoît Aldias.

Mais chez Vinéolis aussi, le manque d’espace est devenu un frein. Pour gagner en souplesse sur l’activité d’externalisation, Vinéolis a décidé de quadrupler sa surface. L’entreprise déménage et investit dans un nouveau site climatisé de 2000 m², opérationnel tout début 2022. Le volume de cuverie va tripler pour que les clients puissent livrer plus de vin en une fois et le stocker sur place plus longtemps. La partie stockage occupera la moitié de l’espace