Solution numérique

Mieux acheter pendant et après la crise

Spécialiste des solutions digitales achats allant du référencement des fournisseurs à la facturation, Oxalys Technologies a organisé un webinaire le 23 avril 2020, avec l’aide du Conseil national des achats (CNA) qui représente la communauté des acheteurs. La conférence en ligne s’intitulait : « Se projeter au-delà de la crise ». Oxalys développe des systèmes informatiques destinés à « fluidifier et dynamiser » la relation avec les fournisseurs, dont la maturité numérique est variable. Ces systèmes, de même que les fournisseurs, sont mis à l’épreuve par le confinement, l’absentéisme, les arrêts d’activités et autres perturbations.

En conséquence, les paiements, la comptabilité, les approvisionnements et la qualité des services sont touchés. Les meilleures solutions sont celles qui permettent de régler à temps les fournisseurs, de leur donner de la visibilité et, réciproquement, de suivre leur état fonctionnel et économique. Laurent Guillot, directeur général d’Oxalys Technologies, a mis en exergue « la nécessité de tenir à jour les données et de pouvoir les partager en temps réel, en interne et avec son fournisseur ». Il en va de la réactivité des achats. Certains collaborateurs des clients d’Oxalys n’avaient pas accès à toute la chaîne d’information comptable. « Nous avons trouvé des solutions, a assuré le directeur général, en adaptant le processus afin de permettre un traitement manuel d’une partie des données factures, en vue de tout numériser et réconcilier une sortie de crise. »

La crise apporte ses enseignements : sur l’agilité industrielle, sur les risques non pris en compte, sur la façon dont un fournisseur a accompagné le plan de continuité, sur les défaillances, qu’il faudra alors comprendre. « On ne perd pas le lien », a recommandé Cédric Guillouet, directeur conseil, qui montre comment analyser les faiblesses d’un fournisseur et éventuellement organiser des formations. « Il faut poser des jalons pour la reprise », conseille Cédric Guillouet : « rassurer les collaborateurs d’abord, sur la capacité d’une société de nettoyage à intervenir ou sur l’arrivée prochaine de masques. On peut aussi être amené à redéfinir les besoins ».

Au-delà, Oxalys conseille d’entretenir un panel de fournisseurs « que l’on puisse consulter en urgence », souligne-t-il. Les sources de références sont vastes, allant des considérations des collaborateurs jusqu’aux réseaux sociaux. « Nos outils permettent de structurer ces informations, de définir un cadre et un procédé de classification. De façon à réduire les risques », explique Laurent Guillot.

Domaine agroalimentaire

Oxalys Technologies a acquis une compétence dans le domaine agricole et agroalimentaire à travers des clients du secteur (dont Vivescia, Gastronome, Grelier, Grimaud). Il en découle une possibilité de préparamétrage qui permet d’accélérer l’intégration des solutions, et l’offre d’outils particuliers de circulation des informations. Les particularités du secteur prises en compte peuvent être les organisations décentralisées ou des cycles de validation rapides en prise avec le vivant.