La dématérialisation est en marche
Un dédouanement automatique, 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, zéro papier et moins d’erreurs, une libération immédiate de la marchandise : tels sont les apports de la déclaration en douane dématérialisée pour les échanges avec les pays tiers. Celle-ci est en très bonne voie en France puisque les chargeurs et transitaires se sont mis l’an dernier aux procédures Delta, signifiant « dédouanement en ligne par transmission automatisée ». Nombre d’entreprises en ont profité pour revoir leurs outils informatiques en termes de tarifs, de praticité, de fiabilité et de besoins, avec à la clé davantage d’efficacité et de moindres coûts. Cette mutation vers les normes européennes a imposé aux Douanes françaises une réforme profonde, incluant une simplification de la réglementation et des formalités, l’établissement d’un document administratif unique (DAU) européen, l’utilisation exclusive des Tic (technologies de l’information et de la communication), la création d’un portail informatique unique. Ce n’est pas tout. La gestion unifiée du risque territorial, standardisée à l’échelon européen, passe également au mode électronique. Enfin, la DEB (déclaration d’échange de bien) intracommunautaire, document à visée statistique, peut aussi se faire en ligne.
Premier pas vers l’électronique
Cette mutation devrait valoir à la direction des Douanes d’être désignée comme chef de file du passage à l’électronique des autres administrations comme les impôts et les services vétérinaires. C’est ce que suppose Alban Gruson, pdg de Conex, numéro un sur le marché de l’informatique et du conseil dans la dématérialisation douanière et l’un des collaborateurs des Douanes sur ce dossier. Cette dématérialisation douanière est un premier pas vers l’ère de l’électronique, souligne Alban Gruson, selon qui un long chemin reste à parcourir. Il faut encore éliminer tout le papier qui entoure la déclaration de douane, les documents annexes comme les attestations vétérinaires et phytosanitaires. C’est ce que veut orchestrer Anne-Marie Idrac, secrétaire d’État au Commerce extérieur, en réunissant un groupe de travail sur le guichet unique devant permettre un plus large accès des entreprises à l’export. Les administrations ne sont pas les seules concernées, les chambres de commerce, les banques et les sociétés d’assurance devront entrer dans la danse… ainsi que les entreprises.
Elior économise 20 % sur 1,8 million de factures
La dématérialisation fiscale des factures est encore peu avancée. Quelques entreprises font l’expérience de ce traitement électronique de la TVA. C’est le cas du groupe de restauration Elior, qui a démarré son projet de dématérialisation des factures fournisseurs il y a deux ans avec son prestataire de services Deskom. Aujourd’hui les principaux fournisseurs du groupe, soit 28 fournisseurs dont des grossistes nationaux, ont pu bénéficier de ce traitement, quel que soit le format de leurs factures, pourvu qu’elles soient électroniques. Les trois quarts des factures fournisseurs aujourd’hui transmises par EDI (échange de données informatisées), soit plus de 1,8 million, sont transmises, traitées, archivées sur la plateforme de Deskom.
Jean-Michel Dalloz, directeur financier de la direction des achats et logistique d’Elior, met en avant les avantages matériels de cette « rationalisation » : sécurité des données, traçabilité, fiabilité (avec un taux d’anomalies divisé par 3), facilités d’accès et de consultation. Cela représente une économie de 20 % par rapport au support papier, a-t-il calculé : par la réduction du volume papier, des timbres-poste et du coût d’archivage, moins de personnes en charge du traitement à réception du courrier et au traitement des anomalies. Le traitement centralisé des factures de quelque 3 500 restaurants (sur 8 500 sites en France) a été un point de départ important, précise-t-il.
Se voulant pionnier du développement durable, Elior ne se prive pas d’annoncer avoir économisé, en moins de deux ans, la production de 14 tonnes de CO 2, 41 tonnes de papier, « soit l’équivalent de 1 500 arbres ».
Deskom, de son côté, vante ses capacités à traiter d’importants volumes de factures pour moins d’un euro par unité (20 à 45 centimes), contre une quinzaine en moyenne dans le système classique, dont le tiers pour le fournisseur. Pour ce dernier, c’est l’assurance d’être payé dans les temps, argumente le pdg Cyrille Sauterau. Pour les émetteurs de moins de 1 000 factures par an vers un acheteur, il aimerait voir se déployer la transmission par fichier pdf.
