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Comment VIF aide à gérer les promotions

Les journées Agrovif ont eu lieu les 9 et 10 juin derniers à Nantes.
Maîtriser et prévoir les opérations commerciales, adapter la production. Cela fait partie des compétences de VIF, la société de conseil en informatique spécialisée dans l’agroalimentaire, qui ont été présentées lors des journées Agrovif, à Nantes.

La prévision des opérations commerciales est une dimension essentielle du pilotage industriel et logistique des IAA ; elle est cependant pour l’heure assez peu automatisée dans l’agroalimentaire. Le secteur de la volaille fraîche est un précurseur. Les volaillers sont bien forcés d’anticiper leurs ventes pour lancer les productions de poussins et la mise en place de ceux-ci dans les élevages. Ils doivent aussi optimiser leurs flux de découpes. Plusieurs d’entre eux emploient Futurmaster, un progiciel conçu à l’origine pour l’industrie papetière. Le secteur des viandes de boucherie est moins avancé. La société VIF, concepteur de progiciels spécialisé dans l’agroalimentaire, propose depuis quatre ans un module de gestion et de prévision des opérations commerciales et des ventes. Ce module vient en appui de la production, quel que soit l’outil de gestion de celle-ci. Les deux journées Agrovif (les 9 et 10 juin, à Nantes) ont été l’occasion de présenter la prévision des opérations commerciales aux responsables industriels présents, issus de multiples secteurs alimentaires. Deux clients de VIF, AIM (Abattoirs industriels de la Manche) et Pâtisserie Gourmande (groupe Roullier), faisaient part de leurs retours d’expérience.

Le motif, chez AIM, de prévoir les ventes de viandes de porc, de bovin ou d’agneau, était précis : disposer chaque jeudi soir d’une vision de la marge pour la semaine suivante. Chez Pâtisserie Gourmande, il était simplement question d’y voir plus clair dans les opérations commerciales passées, en cours et à venir, abouties ou non. La société bretonne en lance entre 200 et 300 chaque année.

Produit par produit et client par client

Le module est d’abord un observatoire fiable, consultable par tout décideur, produit par produit et client par client. Les fiches tarifaires de l’offre promotionnelle sont alimentées avec l’assistance d’un automatisme, ce qui réduit les risques d’erreur à la saisie. Les caractéristiques de l’opération sont mémorisées, ainsi que les échanges avec le client. Les informations sont enregistrées jusqu’au bouclage de l’opération : volume réalisé semaine après semaine, commissions versées, frais, pertes occasionnées, etc., ceci afin d’évaluer le décalage prévision/réalisation et la marge nette. Elles seront bien utiles quand il faudra envisager une opération ultérieure chez le même distributeur. La « cannibalisation » du fonds de rayon – par l’opération ou par celle d’un concurrent – est aussi une donnée à enregistrer. La prévision des opérations commerciales s’intègre à la prévision globale des ventes. Chez Pâtisserie Gourmande, il a ainsi été décidé d’opérer par famille de produit, tous clients confondus. Il est utile de connaître les opérations pour établir l’évolution des fonds de rayon « dépollués » des opérations, c’est-à-dire les ventes telles qu’elles auraient été si les opérations n’avaient pas eu lieu.

Un système permanent de renseignement

C’est un système permanent de renseignement. La principale difficulté consiste à faire remonter les informations du terrain de la vente. Les commerciaux n’y sont pas toujours disposés. Ils aiment parfois encore moins donner des prévisions, de peur que cela les engage. Chez Pâtisserie Gourmande, les opérations sont gérées par trois assistantes commerciales sédentaires, ce qui facilite la tâche. Pour programmer la production à partir d’un tel système, il convient de ne pas se perdre dans les détails, qui sont des sources d’erreur, souligne un conseiller de VIF. Pour cela, il faut pouvoir « éclater article par article » une prévision globale des ventes. C’est là qu’intervient la performance d’un spécialiste, qui doit établir les bons coefficients de calcul. L’exercice ne doit pas être simple quand les innovations sont fréquentes.

Une fois que la prévision hors opérations est établie pour un article, il n’y a plus qu’à ajouter les besoins des opérations. « Il faut souvent une personne centrale au poste de la prévision des opérations commerciales », a considéré un animateur de VIF à un point de rencontre Agrovif sur le sujet. Etat des lieux : un tel poste existe rarement en IAA. AIM en a créé un et Terrena Viande le prévoit. En septembre prochain, VIF dispensera deux journées de formation sur ses deux modules ( lire également ci-contre). Durée de mise en place dans l’entreprise : un bon mois, les responsables étant souvent pris à l’extérieur ou à la production.

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