Gestion de l’exploitation : 5 astuces pour gagner du temps au bureau

Paperasse, bureaucratie, contraintes, lourdeur administrative… le vocabulaire pour décrire le travail de bureau au sein d’une exploitation agricole est souvent très négatif. « Pourtant, le bureau, c’est la tour de contrôle de l’exploitation », considère Nabila Gain-Nachi, conseillère en relations humaines à la chambre d’agriculture de Bretagne qui a édité un guide de gestion administrative⁽¹⁾.

Les manifestations agricoles du début de l’année l’ont montré : les aspects réglementaires et administratifs pèsent sur le quotidien des agriculteurs. Est-ce une fatalité ? Pas pour Sophie Marçot, consultante, formatrice et auteur du livre J’ai décidé de gagner du temps. Elle accompagne des agriculteurs sur leur organisation du travail. « Il ne faut pas nier la charge que représentent ces obligations, assure-t-elle. Mais il y a des solutions simples à mettre en place pour être mieux et plus serein par rapport à ces aspects. » Nabila Gain-Nachi abonde dans ce sens : « Quand on met les choses à plat régulièrement, cela enlève du stress et de la charge mentale. »

Avoir une pièce dédiée au travail administratif

Premier conseil de base : avoir une pièce dédiée avec autant de places assises que d’associés. Chacun doit être équipé d’une chaise digne de ce nom et d’une table. Le lieu doit être fonctionnel, facile d’accès, bien éclairé (lumière naturelle de préférence), chauffé et propre. « Cela paraît une évidence mais on sera plus à même de travailler dans un lieu où on se sent bien », précise Sophie Marçot. L’idéal est que le bureau soit situé à l’extérieur de la maison d’habitation. Si ce n’est pas possible, il faut veiller à ce que le rangement des éléments professionnels et personnels soit séparé. Dans tous les cas, il est préférable que la pièce puisse être fermée à clé.

Côté aménagement, mieux vaut prévoir un meuble conçu pour accueillir des dossiers. Concernant le volet informatique, l’équipement doit être fonctionnel et pratique (ordinateur avec grand écran, imprimante, accès à Internet…). La pièce peut aussi accueillir un espace de réunion et l’espace de convivialité.

Avoir un bureau bien rangé pour avoir les idées claires

Un tri par le vide peut être nécessaire si des objets inutiles encombrent la pièce. Idem pour les documents : si on s’est laissé déborder, il est important d’opérer un tri pour y voir plus clair et de se référer à la durée légale de conservation pour décider de les jeter ou non (voir tableau). Pour les papiers administratifs à jeter, il est recommandé de les passer au préalable dans un broyeur.

Pour faciliter l’archivage et retrouver ses documents, il est nécessaire d’établir un plan de classement. La logique de classement numérique et physique doit de préférence être identique. « Il n’y a pas de plan de classement idéal, c’est propre à chacun, considère Nabila Gain-Nachi. On peut opter pour un code couleur connu de l’ensemble des membres de l’entreprise pour repérer les dossiers : vert pour la technique, bleu pour la MSA, rouge pour la comptabilité… » Pour faciliter l’organisation entre les associés, le plan de classement peut être affiché dans le bureau. On peut aussi compléter l’affichage avec un plan du parcellaire, des bâtiments… Installer un tableau blanc peut aussi être un plus pour faciliter la communication.

Intégrer la gestion administrative dans l’emploi du temps

Passer la première étape de remise à plat de l’organisation, le travail administratif de routine doit devenir moins chronophage et être ritualisé. « L’idéal est de dédier une demi-journée par semaine au travail administratif mais de prendre quelques minutes chaque matin pour trier les mails, traiter ceux qui ont un caractère d’urgence et mettre de côté ceux qu’on traitera lors de la demi-journée au bureau. Idem pour le courrier, il faut l’ouvrir au fur et à mesure et le trier en fonction de sa nature », détaille Sophie Marçot. C’est la régularité qui permettra de ne pas se retrouver débordé. « Le travail de bureau ne doit plus être la variable d’ajustement dans l’emploi du temps », considère Nabila Gain-Nachi.

Pour que la communication soit fluide entre les associés, il est important d’organiser un temps d’échanges une fois par semaine pour faire le point sur les aspects administratifs. L’enjeu est que chacun ait le même niveau d’information et que les tâches puissent être réparties.

Se former sur le volet numérique

Censé faciliter les démarches, le bureau numérique peut aussi être source de stress. Des compétences sont souvent à acquérir pour en améliorer la maîtrise. Les formations en gestion administrative proposées par les différentes organisations professionnelles agricoles portent désormais en partie sur ces aspects numériques.

Parmi les conseils de base figure la création d’une boîte mail professionnelle réservée à l’exploitation. Elle peut être consultée par l’ensemble des associés mais il est conseillé qu’une seule personne soit missionnée pour trier, envoyer et répondre aux mails. Cela implique bien sûr de la communication et de la coordination. Le tri des mails doit être quotidien mais leur traitement peut être différé en fonction du degré d’urgence. On peut créer des dossiers dans sa boîte mail : à traiter, à classer, à payer… Le classement peut aussi suivre une logique de structures (MSA, clients, fournisseurs, coopérative, vétérinaire, chambre d’agriculture…)

Sécuriser ses données

La sauvegarde des données est trop souvent négligée. Deux solutions sont possibles : la sauvegarde manuelle sur un disque dur externe au minimum une fois par mois ou la mise en place d’un espace de stockage en ligne avec des sauvegardes automatisées (Onedrive, Google Drive, Dropbox…) qui permet notamment des partages de fichiers entre plusieurs collaborateurs. Pour les mots de passe, source régulière de crises de nerfs devant l’ordinateur, il existe des gestionnaires dédiés : un seul mot de passe est à retenir, c’est l’outil de gestion automatique des mots de passe qui s’occupe du reste. Ce système permet d’allier praticité et sécurité.