Achat-vente

Tirer parti de la digitalisation des échanges clients-fournisseurs

Les industriels et grossistes ont au moins deux motifs impérieux à se doter de moyens numériques pour acheter leurs matières premières et produits : la dématérialisation fiscale des factures et les aléas des chaînes d’approvisionnement. Il faudra pouvoir réceptionner des factures électroniques à compter de juillet 2024, selon le nouvel échéancier législatif (découlant de l’ordonnance du 15 septembre 2021). À ce moment, les grandes entreprises auront l’obligation d’émettre sous une forme numérisée, puis ce sera au tour des entreprises de taille intermédiaire, dès janvier 2025, et, enfin, celui des petites et moyennes entreprises en janvier 2026.

Certains fournisseurs de matières premières et produits sont eux-mêmes dans la transformation numérique intégrale. C’est le cas de Tippagral qui livre plus de 1 000 tonnes par mois de fromages transformés. « Le zéro papier fait partie de notre plan d’excellence, dans lequel la RSE est centrale, explique le DG irlandais Oisin Morrin. Nos salariés ont deux écrans pour ne plus avoir à imprimer et nous relions toutes les fonctions de l’entreprise à notre ERP. Nos machines aussi, doivent être connectables. » Ce plan a été lancé en 2020. Quant à l’échange de données informatiques (EDI) avec les fournisseurs et clients, « ce sera l’étape finale », annonce le directeur général. « Il va falloir que nos clients acceptent la facturation EDI ou par mail », commente-t-il.

L’EDI en interne ou à distance

« L’EDI est un formidable outil facilitateur d’échanges entre les différents acteurs de la chaîne économique, logistique et administrative service », vante le prestataire informatique Akanea qui met à la disposition de ses clients une plateforme en ligne servant aux échanges de données entre transporteurs, producteurs, négociants, ou encore douane. Aux dernières journées Agrovif de la société Vif (les 20 et 21 septembre 2021), le prestataire TX2 Concept a présenté ses deux offres EDI : l’une sur le web, qui ne demande aucune compétence informatique, l’autre à intégrer au système informatique des entreprises. Cette dernière option est adaptée aux échanges volumineux de documents au format EDI. TX2 Concept dématérialise, par ailleurs, les factures à l’intention du Fisc et les fiches produits.

Gains de productivités, appels d’offres

L’ensemble des processus d’achat et d’approvisionnement peut gagner à adopter des outils digitaux. À Agrovif encore, la brasserie Coreff a expliqué son choix d’installer en 2020 des modules de gestion de production et aussi d’achat : mieux maîtriser sa traçabilité et ses prix de revient. L’éditeur de logiciels Oxalys Technologies est spécialisé dans les processus d’achat, de la commande au paiement (purchase to pay, en anglais). Le prestataire offre la solution Oxalys Portail Achats à des entreprises de toutes tailles et dans tous domaines d’activité. Le conseiller et intégrateur Syleg, expert de la dématérialisation des entreprises, commercialise la solution Oxalys depuis 2019. Il recommande d’ouvrir aux fournisseurs un « portail » sur le web où ceux-ci trouveront toutes les informations liées aux transactions commerciales (factures, bons de commande…).

Ainsi, les factures en PDF, EDI ou même de papier sont converties et envoyées sous format électronique pour être ensuite intégrées dans l’outil de traitement ou dans le système d’information. À la clé, un gain de productivité, la possibilité de publier des appels d’offres, « une vitrine publique des achats de l’entreprise », etc. Oxalys Technologies propose aussi de connecter son logiciel achats à la solution « business intelligence » de l’entreprise afin d’établir un tableau de bord complet : suivi des performances des achats et des fournisseurs (on peut en faire des tableaux Excel).

Dédié au commerce des produits de la mer

Un prestataire spécialisé dans les produits de la mer, Procsea, propose à la fois une plateforme de commercialisation B2B (d’entreprise à entreprise) et des solutions logicielles. « La plateforme permet d’agréger en temps réel les offres de nos fournisseurs - stocks, prix - et d’automatiser tous nos flux logistiques et financiers », témoigne un opérateur suisse, dans une plaquette de présentation de Procsea.