Pas d’obligation de s’équiper d’une caisse
La certification des caisses enregistreuses au 1er janvier 2018 n’implique pas l’obligation de s’équiper pour ceux qui utilisent des cahiers de caisse.
Afin de lutter contre la fraude fiscale, les professionnels assujettis à la TVA et déjà dotés de caisse devront être équipés d’un système de caisse sécurisée et certifiée à partir du 1er janvier 2018. La réglementation s’est simplifiée au cours de l’été puisque seuls les logiciels de caisse sont concernés et non ceux de comptabilité. Sont exclus des obligations, les opérations entre assujettis à la TVA (entre professionnels) car une facturation obligatoire intervient dans ce cas.
Les détenteurs de systèmes de caisse doivent demander une attestation individuelle délivrée par le fabricant ou fournisseur. Cette attestation doit être délivrée nominativement et mentionner explicitement que le système de caisse respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. « Chacun doit appeler son fournisseur pour demander une attestation et s’assurer que son matériel est agréé », recommande Jean-Philippe Bonnefoy, fromager fermier de Saône-et-Loire et vice-président fermier de la Fnec.
Les cahiers, agendas ou perpétuels de caisse restent valables
Pour l’instant, peu de matériels semblent certifiés par l’Afnor et il peut être prudent d’attendre avant de se rééquiper. D’autant que l’administration fiscale aurait plutôt une mission éducative en 2018 avant de sanctionner tout de suite par une amende de 7 500 euros comme menace parfois certains fournisseurs qui démarchent beaucoup en ce moment. La loi qui s’applique au 1er janvier vise surtout à éliminer les systèmes frauduleux qui permettent actuellement à certaines entreprises de cacher une partie de leurs recettes, notamment encaissées en espèces, en reconstituant des tickets de caisse et en retirant des recettes de la comptabilité sans laisser de trace.
Pour ceux non équipés de caisses, il reste tout à fait possible de continuer à utiliser un support papier de type cahier ou agenda de caisse. Dans ce cas, il faut enregistrer les mouvements opération par opération et jour par jour. Sur ce livre doivent être reportées au fur et à mesure toutes les opérations (recettes et dépense) effectuées en espèces. Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d’une même journée, peuvent même être récapitulées sur une pièce justificative unique si elles sont inférieures à 76 € TTC. Il est ainsi possible de regrouper les recettes journalières d’un marché en une seule ligne si le total ne dépasse pas 76 euros.
Pas de cahier à spirale ni de crayon à papier
« Ceux qui utilisaient un tableur Excel devront revoir leur système, prévient Daniel Causse, expert-comptable et conseiller de gestion à Cerfrance Haute-Loire. Le tableur ne présente pas les conditions d’inaltérabilité nécessaires. » Les cahiers, agendas ou perpétuels de caisse sont eux valables à condition qu’ils ne soient pas altérables. Concrètement, on peut utiliser un cahier mais pas un à spirale auquel on peut arracher des pages. De même, on écrit au stylo-bille et non au crayon à papier.
Il faut aussi être capable de rédiger un ticket qui garde une trace de la transaction au-delà d’un montant de 25 euros. Si le montant est inférieur à 25 €, l’addition d’une note n’est obligatoire que si le client le demande.
Non obligatoire, une caisse enregistreuse permet cependant de faciliter les encaissements, l’édition de tickets ou le calcul de la TVA en cas d’achat-revente.
Avis d’expert : Daniel Causse, Cerfrance Haute-Loire
« Pour sécuriser les données et gagner du temps »
« Il n’est pas obligé d’avoir une caisse enregistreuse. Cependant, dès que des salariés sont amenés à collaborer à la vente, il peut être intéressant de s’équiper d’une caisse ou d’une balance-caisse. Si les clients affluent et que la gamme est diversifiée, on risque vite de mal enregistrer les ventes et de s’emmêler les pinceaux. Par contre, s’il y a peu de produits et que la vente n’est assurée que par une ou deux personnes de confiance, ce n’est peut-être pas la peine de s’embêter avec une caisse enregistreuse. À chacun de voir midi à sa porte et d’évaluer en quoi une caisse peut sécuriser les données comptables et faire gagner du temps. Les caisses sécurisées, obligatoires à partir de 2018, sont plus coûteuses et il n’est peut-être pas la peine de se précipiter pour en acheter une. »
Mise en garde
Une caisse contre le vol
En plus d’enregistrer les ventes, la caisse sert aussi de rempart contre le vol de liquidités. Même si le meilleur moyen d’éviter le vol reste le paiement électronique par carte bancaire, il est recommandé de ne pas laisser tous ses œufs dans le même panier et de retirer les billets et les chèques régulièrement pour les mettre à l’abri. Les assurances contre le vol ne doivent pas empêcher un minimum de précautions et de bon sens : fermer les portes à clé la nuit, garder la caisse fermée en permanence, cacher la caisse pour ne pas tenter… En rapatriant tous les jours le fonds de caisse, certains laissent le tiroir-caisse ouvert la nuit afin de ne pas se faire cambrioler le meuble caisse. D’autres ne laissent dans la boutique qu’un petit fonds de caisse rempli de petites monnaies.
