Les outils du bon gestionnaire

L’œil de l’éleveur est essentiel, mais aujourd’hui, ce n’est plus suffisant, il faut aussi être un bon gestionnaire. Cela signifie avoir une stratégie cohérente : savoir où on veut aller et pourquoi, trouver le chemin pour y aller, et vérifier en permanence que l’on est sur la bonne route. « L’idée générale est de se fixer un objectif à cinq ans, de le traduire en objectif financier annuel, puis en objectifs mensuels ou quotidiens, et de comparer le prévu et le réalisé, résume Sébastien Daguenet, responsable marché agricole CerFrance Somme. Il s’agit de faire avec l’EBE ce que l’on faisait pour gérer le quota. On comparait le volume de lait produit à un instant donné au volume de l’année précédente, et on ajustait en jouant sur les réformes, l’aliment. Le raisonnement est le même ». 

Le point de départ, c’est de bien définir le projet d’entreprise. Quel objectif je me donne à cinq ans? « Il n'est pas forcément d'aumenter le nombre de vaches ou financier. Il peut s'agir de développer l’exploitation pour accueillir un ou deux enfants, de transmettre l’entreprise, ou encore d’avoir plus de temps libre tout en continuant à dégager suffisamment de revenu », précise Sébastien Daguenet. Cet objectif doit être partagé par tous les associés, et cohérent avec les projets personnels. Une fois qu'il est fixé, quelle voie je prends pour l’atteindre ? « Pour dégager du temps libre, je peux simplifier le système, déléguer, embaucher, moderniser ». Le projet stratégique conditionne l’exploitation pendant longtemps et impacte les charges fixes.

Il est réalisable s'il est rentable. Une étude prévisionnelle sur cinq ans permet de s’en assurer: c'est le coeur du plan stratégique. Elle s’appuie sur l’état des lieux de la situation financière de départ, les objectifs de production à atteindre, et une estimation réaliste des résultats techniques. Un plan stratégique comporte aussi un plan d’investissement et un tableau de financement. L’idéal est de mener une analyse des risques (fluctuation de prix, objectifs de production non atteints…) avec une estimation de la réserve nécessaire pour les surmonter.

C’est le nerf de la guerre. « Il devrait toujours être réalisé sur 12 mois pour avoir un cycle complet et ne pas avoir une vision tronquée de la situation de trésorerie». Il consiste à enregistrer les recettes et dépenses prévisionnelles sur l’année (1). « Concrètement, vous prenez votre compte de résultat et vous traduisez toutes les lignes en produits et charges mensuels ». Au départ cela peut sembler un peu fastidieux, en particulier si vous n’êtes pas en rythme de croisière. Votre centre de gestion peut vous aider à mettre un budget prévisionnel en place.

Le budget doit ensuite être suivi tous les mois en comparant les prévisions aux recettes et dépenses réelles. « Si votre situation est meilleure ou moins bien que prévu, il faut chercher à comprendre pourquoi et réagir. » Il permet aussi, en comparant l’état des dettes, des créances et du compte bancaire, de voir si dans 12 mois la situation s'améliore ou pas. « Si elle se dégrade, vous pouvez prendre  prendre des mesures, anticiper les problèmes». Il est aussi toujours plus facile quand on dispose d'un budget prévisonnel, d’aller négocier avec son banquier.  

« Le suivi régulier d’indicateurs permet d’améliorer la marge, mais surtout de réagir avant que la situation ne se détériore. Avec des troupeaux de taille importante, cela peut aller vite. La tendance est-elle bonne par rapport aux objectifs que l‘on s’est donnés ?’ Chacun doit déterminer les indicateurs qu’il veut suivre régulièrement. « Il faut des choses simples. Un bon indicateur est un indicateur qui vous parle et que vous utilisez. »

La prime qualité du lait, par exemple, est très facile à suivre. La marge sur coût des aliments VL achetés est un autre indicateur intéressant (voir p....).  Les indicateurs techniques sont bien sûrs importants, notamment en repro car « ils anticipent sur la production de lait à venir ». Sans oublier les critères liés à la production laitière: nombre de vaches traites, nombre de litres lait/jour/vache traite, écart entre le lait produit et le lait du tank… « Une augmentation de l'écart signifie une dégradation de la situation sanitaire ». La technologie peut être une aide précieuse : « les logiciels des robots donnent accès à une foule de données, il faut faire le tri. »

Une formation au management des salariés évite de prendre de mauvaises habitudes. Elle aide à avoir les bons réflexes comme savoir déléguer, responsabiliser, valoriser, faire confiance tout en contrôlant… « Trop souvent on pense  que le salarié sait faire parce qu’il a travaillé ailleurs. Il ne reçoit pas de consignes claires alors qu’il doit adopter la méthode de son nouvel employeur ». Il existe des outils comme l'entretien annuel. "Il permet de dresser le bilan de la période passée, de dire ce qui va bien et ce qui doit être amélioré autant côté employeur que salarié. L'objectif est de progresser ensemble sur la période suivante en bâtissant une sorte de contrat. Il peut être plus fréquent comme chez cet éleveur  qui mis en place ce qu'il appelle « la remise de paye » en prenant 10 minutes ou plus pour faire le point. L’important est de formaliser :on ne le fait pas quand on discute autour d’un café».

A savoir

Connaître son prix d’équilibre est incontournable. C’est le prix de vente du lait qui permet de couvrir toutes les charges y compris les prélèvements privés, après en avoir déduit le produit viande et les aides. Il est lié à une notion de trésorerie.

Le prix de revient suit le même calcul en remplaçant les annuités d’emprunts par les amortissements. C’est une notion comptable.