Organisation du travail : 8 outils et méthodes pour bien s’organiser sur l’exploitation agricole

1 - Matrice Eisenhower pour hiérarchiser ses tâches

La matrice d’Einsenhower permet de classer les tâches, par exemple en début de semaine dans l’une de quatre catégories : très urgent, très important, très urgent moins important, très important moins urgent…  En société comme en présence d’un salarié, si le tableau hebdomadaire est aux vues de tous, il permettra à l’un des travailleurs de se saisir d’une mission en attente. Il peut être utile d’inscrire entre parenthèse la durée estimée de l’opération, en vue de combler les temps morts et de rendre les salariés plus autonomes.

Pour que les travaux qui n’étaient ni urgents, ni importants, et ont été reportés durant plusieurs semaines, ne deviennent pas urgentissimes, l’idéal est de faire chaque jour une tâche de chaque catégorie. « De plus pour qu’une journée de pluie ne se réduise pas à une corvée de bureau, mêlez chaque jour une tâche plaisante et une ingrate » conseille Anne Schoug du Bureau technique de promotion laitière (Grand-est), « et mieux vaut commencer la journée par les opérations les plus contraignantes, au cours desquelles des imprévus peuvent se produire ; afin de se donner la journée pour les gérer en cas de difficultés. »

2 - Stand-up morning pour lancer la journée

Chaque matin à heure fixe, réunissez debout les membres de l’équipe : associés exploitants et salariés, « pour un briefing debout, afin que ça ne dure pas et ne devienne pas une pause-café », précise Philippe Betschart du Domaine Les Graves Deviaud (33).

C’est le moment d’annoncer le planning de la journée, de s’assurer de la ponctualité de tous et de vérifier que tous les opérateurs ont le matériel adéquate qui fonctionne pour leurs tâches respectives. 

3 - Diagramme spaghetti pour améliorer l’implantation des équipements

Dessinez votre ferme, les hangars, silos, fenil, bâtiments d’élevage, le bureau, etc. Puis dessinez plusieurs jours d’affilé, notamment dans les périodes intenses, de moisson, de récolte, de vêlage, d’agnelage, les déplacements quotidiens que vous effectuez. Le nombre de déplacements identiques dans une même journée peut être surprenant et vous inciter à déplacer plusieurs outils en même temps.

De plus grâce au diagramme spaghetti, vous mettrez en évidence que l’emplacement où est rangé un équipement n’est pas pertinent. Il sera justifié de ranger ailleurs tel ou tel outil, voire de l’acquérir en double. 

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4 - Le tableau de Kanban de la méthode Agile pour faire avancer un projet

Pour l’avancement d’un projet sur plusieurs mois, comme la construction d’un nouveau bâtiment, la mise en place d’une nouvelle production, la recherche d’un repreneur, mieux vaut une méthode pour avancer pas à pas. Divisez un tableau en quatre colonnes : à faire, en cours, bloqué, achevé. Écrire les tâches sur des post-it.  « Au fur et à mesure que la tâche progresse, elle se déplace dans la colonne correspondante, ça permet de garder une vue d’ensemble du projet et conserver de la motivation », détaille Astrid Spriet de la ferme pilote Hectar (78). Des tâches peuvent être ajoutées, supprimées et modifiées au fur et à mesure de l'avancement

5 - Liste de courses pour optimiser les trajets extérieurs

En établissant une liste des objets (médicament, pièces) et documents à déposer et à récupérer sur des trajets habituels, vous pourrez les optimiser. Vous éviterez ainsi de faire des kilomètres jusqu’à la coopérative, le vétérinaire, le comptable, exprès pour un produit, que vous auriez pu récupérer des semaines plus tôt. 

Les membres de la famille peuvent être mis à contribution, si la liste est claire, aux vues de tous et toujours localisée au même endroit, dans le garage, par exemple.

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6 - La résolution collective d’un problème technique pour trouver une solution en interne 

Chaque exploitation a ses spécificités agronomiques, mécaniques, humaines, etc. Ceux qui la connaissent le mieux sont ceux qui y travaillent quotidiennement. Lorsqu’une difficulté technique pose un problème à un collaborateur, il est possible qu’un autre membre de l’exploitation puisse lui faire une suggestion d’amélioration ad hoc, quel que soit son lien hiérarchique. Régulièrement, un membre différent de l’équipe soumet au collectif son problème. « On prend ainsi l’habitude de coconstruire des changements avec les salariés », a pu constater Astrid Spriet de la ferme pilote Hectar (78) « et au fil du temps, même les salariés les plus anciens et réfractaires au management collaboratif apprécient l’intelligence collective ».

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7 – Le calendrier de mobilisation

Le calendrier de mobilisation d’un matériel agricole peut être utile pour mieux décider s’il est nécessaire d’en changer ou d’en acheter un nouveau. L’objectif : noter les jours d’immobilisation d’un matériel dysfonctionnel ou les durées d’emprunt du matériel d’un voisin sur plusieurs sites. Et ce afin de visualiser sa réelle nécessité.

8 - Méthode 3 – 3 – 3 pour une journée optimisée

Il est illusoire de croire que l’on est au maximum de ses capacités intellectuelles et physiques tout au long de la journée. Sur une période de 90 minutes, notre attention est à son maximum après 25 minutes d'une même activité, puis s’amenuise. De plus notre vigilance baisse après le repas. Dès lors mieux vaut varier les activités au cours d’une journée. 3h pour une même activité sont largement suffisantes.

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