Conserver juste ce qu'il faut de paperasse
Ranger son bureau, c’est bien, mais la peur de jeter des documents importants peut prendre le dessus. Éclairage sur les délais de conservation des documents administratifs.
Il ne se passe pas un jour sans que les chefs d’exploitation reçoivent ou émettent des documents administratifs, sous format papier principalement mais aussi numérisés. Important pour le bon suivi de l’exploitation, il peut être délicat de s’en séparer. Le délai de conservation varie selon le type de document administratif et le texte de référence auquel il est attaché. Un document référencé dans le Code civil ne sera pas conservé autant de temps qu'un autre dépendant du Code du travail, par exemple. Pour y voir plus clair, l’administration française a mis à disposition des professionnels un tableau récapitulant les délais de conservation (voir ci-contre).
- 1. Des documents à conserver peu de temps
Parmi les documents de gestion du personnel, les justificatifs de comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et les compensations doivent être conservés pendant un an. Les documents relatifs aux charges sociales et aux taxes sur les salaires ainsi que la comptabilisation des jours travaillés par les salariés sont pour leur part à garder en l’état pendant trois ans. Les bulletins de paie, le registre du personnel, les documents concernant les contrats de travail, les salaires et les primes doivent être quant à eux à disposition de l’administration pendant cinq ans. Même chose pour les statuts de l’entreprise, traités de fusion d’entreprises ou encore procès-verbaux des assemblées : ils doivent être, eux aussi, conservés cinq ans. Dans le domaine bancaire et commercial, cinq ans correspond au temps de conservation des relevés bancaires et talons de chèques, des correspondances commerciales ou des contrats convenus dans le cadre d’une activité commerciale. Attention toutefois, les contrats conclus par voie électronique doivent être conservés pendant dix ans.
- 2. Des dossiers à garder longtemps
Les documents fiscaux concernant les impôts sur le revenu et sur les sociétés, les bénéfices agricoles, les impôts locaux ou les taxes sur le chiffre d’affaires doivent être conservés pendant six ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les registres ou la date à laquelle le document a été établi. Par exemple, les éléments concernant les revenus de 2013, déclarés en 2014 devront être conservés jusqu’à fin 2019. Attention, en cas d’activité occulte, fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration ou autre, les délais sont portés à dix ans.
L’agriculteur doit tenir en état les documents comptables tels que les bilans, comptes de résultat et tous les documents qui s’y attachent (bon de livraison, facture, etc.). Les factures qui font partie des pièces justificatives de ces dossiers doivent être archivées dix ans. Il faut noter que pour un particulier qui n'utilise pas ses factures comme document comptable, ce délai est ramené à six ans.
Tous les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être gardés trente ans.
- 3. La numérisation des factures facilitée
De plus en plus de factures ou de documents sont envoyés par mail. Qu’en est-il alors de leurs délais de conservation ? Ces documents doivent être gardés dans leur format d'origine pendant le même délai que leurs homologues papiers. Depuis le 31 mars, il est possible de numériser les factures reçues sous format papier. Pour garantir l’intégrité du document, il doit être enregistré au format PDF. Le contenu doit être garanti lors de la conversion du fichier.
