Gestion administrative

On travaille mieux dans un bureau agréable et bien organisé

Pour que les tâches administratives, aujourd´hui très lourdes en élevage, ne se résument pas à une corvée mais s´avèrent aussi utiles pour le pilotage de l´élevage, un effort d´organisation de la « paperasse » mérite d´être fait. Et cela commence par se donner les moyens de s´installer un bureau qui donne envie d´y passer du temps.
« Le bureau doit être si possible placé sur des trajets habituels de passage, sans nécessiter de détour, sinon sa fréquentation risque d´en pâtir », explique l´Institut de l´élevage. Il a intérêt à être placé dans un lieu neutre et accessible de l´extérieur plutôt que dans une maison d´habitation quand plusieurs personnes travaillent sur l´élevage. L´appropriation des lieux sera ainsi facilitée pour tous et on pourra y entrer sans enlever les bottes. Une pièce claire et équipée du chauffage, dont la taille est adaptée au nombre de personnes travaillant sur l´élevage, aidera aussi à s´appliquer.

Les GIE d´Aquitaine et Midi-Pyrénées avec la participation de l´Institut de l´élevage en ont proposé un plan idéal. Celui-ci comporte trois zones : une zone de passage pour pouvoir circuler facilement entre les rangements et les postes de travail, une zone d´accueil pour recevoir des personnes de l´extérieur ou se réunir entre associés, et une zone de travail. Cette dernière a intérêt à permettre que plusieurs personnes puissent travailler en même temps sans se gêner, devant un ordinateur ou sur un bureau. La décoration personnalisée, l´installation d´une machine à café, de plantes vertes, d´un tableau permettant de laisser des messages. sont des détails qui ont leur importance. Il faut aussi tenir compte des effets possibles sur la santé : éclairage pour préserver sa vue, fauteuil ergonomique pour préserver son dos.
Mettre en place un plan de classement
Pour s´y retrouver dans les différents documents, il faut s´astreindre à mettre en place un plan de classement. On commence par trier ce qui doit être conservé et ce qui peut être détruit. Ensuite, dix à quinze grandes catégories de documents sont définies (actes notariés, impôts et TVA, bénéfice réel, Pac, CAD, identification, vétérinaire, MSA, etc.). Chacune peut être divisée en sous-catégories. Si un document concerne plusieurs dossiers, on peut faire une fiche de renvoi (fiche fantôme) vers un autre dossier. Quand le plan de classement est testé et adopté par toutes les personnes pouvant être amenées à mettre le nez dedans, il est écrit noir sur blanc et affiché dans le bureau. Il reste alors à ranger les documents dans les dossiers et sous-dossiers, en respectant un ordre logique, en mettant par exemple les plus récents sur le dessus.
Planifier le travail pour être efficace
Chaque fin d´année, un travail d´archivage permettra d´alléger le bureau en y retirant les documents qui ne servent plus à la gestion quotidienne de l´élevage. Les archives sont organisées selon le plan de classement du bureau. La durée de conservation minimale des différents documents est assez variable. Il peut être intéressant de conserver certains documents au-delà de cette durée légale pour pouvoir revenir sur l´évolution de l´élevage (bilan génétique, analyse des effluents organiques.) ou tout simplement par prudence (cotisations MSA, impôts fonciers et sur le revenu, registre phytosanitaire.).
Une fois que le bureau est aménagé et que le plan de classement fonctionne, certaines habitudes permettent de ne pas travailler dans l´urgence, en se fixant quelques règles. Le courrier par exemple, au moment où quotidiennement il est ouvert, a intérêt à être soit trié, soit traité. Si on le lit et le repose dans une pile indéfinie, on devra refaire la même opération quand on aura décidé de s´en occuper.

Pour éviter les oublis, les erreurs, ou ne pas faire deux fois le même travail pour l´enregistrement des informations recueillies sur l´exploitation, on peut aussi se donner quelques règles. Certaines tâches doivent être faites tous les jours, comme la prise de connaissance du courier. Il peut être bon de prévoir un quart d´heure par jour pour régler les affaires urgentes. Parmi les tâches à programmer une fois par semaine, on peut retenir le traitement du courrier en attente (règlement des factures, réponse aux invitations.) et la notation définitive des événements (identification, carnet sanitaire, carnet d´épandage.). S´occuper d´enregistrer une donnée au plus près de sa survenue est souvent plus efficace. Le contrôle des relevés bancaires, la lecture des revues, l´élimination des informations inutiles, peuvent être programmés une fois par mois et une fois par an, on peut archiver et ouvrir d´éventuels nouveaux dossiers. A chacun de trouver les solutions qui lui conviennent le mieux.
Documents à fournir et à conserver : la liste sur internet
Sur le site internet de l´Institut de l´élevage, dans le « club métiers » travail en élevage, vous trouverez un tableau élaboré par des organismes du Sud-Ouest et mis à jour régulièrement, qui liste l´ensemble des documents de preuve à fournir en fonction des différentes exigences réglementaires et contractuelles. Un autre tableau indique la durée de conservation minimale des papiers. On trouve aussi un exemple de plan de classement.
http://www.idele.fr