Gestion de l’exploitation : « Je classe et je range les documents administratifs au fur et à mesure »
Virginie Posier, agricultrice à Puchay dans l’Eure, a mis en place une organisation rigoureuse pour la gestion administrative de l’exploitation agricole ainsi que de l’entreprise de travaux agricoles qu’elle dirige avec son mari. Objectif : ne pas se laisser déborder par la paperasse.
« Je suis officiellement installée sur l’exploitation depuis le 1er janvier 2024, j’ai donc encore plusieurs démarches administratives en cours en lien avec l’installation. Nous avions déjà mis en place une organisation rigoureuse pour l’entreprise de travaux agricoles que nous gérons avec mon mari, j’ai repris la même façon de faire pour l’exploitation agricole. Je classe et je range les documents reçus sur l’exploitation au fur et à mesure, qu’il s’agisse de courriers ou de documents reçus par mail. Je les classe à la fois en physique en les imprimant ainsi que sur l’ordinateur selon la même logique de rangement. J’ai par exemple des pochettes par thématique : assolement, banque, factures, assurances, cartes grises, privé…
Concernant l’organisation de l’emploi du temps, je m’adapte à la météo mais en étant vigilante à ne pas passer trop de temps sans aller au bureau. C’est une rigueur à avoir chaque semaine, car si les documents à traiter s’accumulent, cela génère de la charge mentale. Je surveille le mail et le courrier chaque jour. Pour les mails, je les classe dès que je les ai traités : fournisseurs, clients, administratifs, assurances, comptabilité, chambre d’agriculture, DDTM/PAC, coopérative… Idem pour la comptabilité, une fois que les éléments sont saisis, j’archive les documents. J’ai également un grand calendrier mural où je note toutes les échéances importantes, pro comme perso, avec des codes couleurs en fonction du type de rendez-vous. L’organisation du bureau permet de retrouver rapidement des documents, y compris en mon absence. »
