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Comment se préparer à la facturation électronique

Vous avez peut-être déjà été démarché pour gérer la facturation électronique ? Pas de panique, l’entrée en vigueur est reportée à 2026. Voici comment s’y prendre pour être prêt à temps.

Vigneron controlant sa tresorerie en especes et effectuant un paiement par cheque.
Le paiement pourra toujours être réalisé par chèque ou virement.
© J.-C. Gutner

Dans son chantier de simplification administrative, l’État encourage à la dématérialisation des échanges. Une des étapes va être le passage à la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, qu’elles en soient ou non redevables. Ce changement de format devrait apporter un gain de compétitivité car, sans impression, mise sous pli et affranchissement, une facture électronique coûte de 50 à 75 % moins cher qu’une facture papier. Pour l’État, c’est aussi un moyen de prévenir les fraudes à la TVA.

Bien plus qu’un fichier PDF

Graphique : Vendeur et acheteur devront chacun choisir un intermédiaire public ou privé - Procédure de dématérialisation de la facturation
Graphique : Vendeur et acheteur devront chacun choisir un intermédiaire public ou privé - Procédure de dématérialisation de la facturation © Cerfrance Bocéliande

Une facture électronique est créée, envoyée et reçue sous forme dématérialisée. Elle devra respecter un format électronique normé et être associée à un fichier XML qui permettra le traitement automatisé des informations. Elle sera transmise par l’intermédiaire d’une plateforme dédiée.

La loi de finances de décembre 2023 a donné un délai supplémentaire à ce changement. Ce ne sera plus au 1er juillet 2024 mais au 1er septembre 2026 que toutes les entreprises, y compris les exploitations agricoles, devront être prêtes à recevoir des factures électroniques. Le paiement pourra toujours se faire par chèque ou virement. À cette même date, les plus grandes entreprises, au chiffre d’affaires de plus de 10 millions d’euros, devront envoyer leurs factures sous format électronique. Les plus petites entreprises auront un délai jusqu’au 1er septembre 2027. « Ce décalage laisse un délai supplémentaire pour se former et travailler à la digitalisation des tâches administratives de son exploitation », reconnaît Nadège Henry, directrice marketing chez Cerfrance Brocéliande.

Anticiper la facturation électronique

Le passage à la facture électronique, et la digitalisation en général, demande d’être correctement équipé au niveau informatique. « Il est utile d’avoir un double écran, un pour afficher la facture, l’autre ouvert sur son site bancaire pour faire les virements », conseille Aurélie Jasnier, responsable Innovation et Data chez Cerfrance Brocéliande.

Il faut aussi faire évoluer son process de réception des factures pour que tout soit centralisé, que l’exploitant assure la tenue de sa comptabilité lui-même ou non. Ce que permettent les bureaux digitaux. « Les fournisseurs y déposent leurs factures, qui vont se classer automatiquement, explique Aurélie Jasnier. Cela permet de mieux visualiser ce qui est à payer. Votre comptable aura aussi accès plus rapidement aux factures ».

Les agriculteurs qui émettent des factures (prestations de services, vente directe, vente d’électricité ou de biogaz) devront s’équiper d’un logiciel de facturation. « Pour les personnes qui émettent peu de factures, des solutions simples existent comme le facturier sur notre solution de bureau digital, MyKinexo », partage Nadège Henry.

Six mois avant l’obligation de réception des factures numériques, il faudra choisir une plateforme de dématérialisation pour l’émission et la réception de factures. Elle sera le lien vers le portail public de facturation. Des sites publics gratuits, comme Chorus, existent déjà. Il y aura aussi des plateformes de dématérialisation partenaires, avec des prestations de services en plus, payantes.

Attention au démarchage

Comme toute nouvelle obligation, le passage à la facture électronique entraîne de nouvelles obligations, donc de nouveaux marchés, comme celui des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Ces solutions apportent des services mais ne seront pas obligatoires. « Ces plateformes devront être homologuées par l’État, prévient Nadège Henry. À ce jour, aucune homologation n’a été donnée, il ne faut donc pas se précipiter. »

Mise en garde

Avec la montée en puissance de la digitalisation, il faudra être particulièrement vigilant sur la cybersécurité. « Toutes les factures de l’exploitation seront en ligne. Il faudra donc sécuriser ses données », conseille Aurélie Jasnier, du Cerfrance Brocéliande.

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