Gestion administrative : 4 conseils pratiques pour classer les documents de son exploitation agricole

Rien de plus désagréable que de chercher une facture, un cahier d’épandage que votre coassocié a rangé, certes, mais où ? Dans la répartition des tâches en société, il y a souvent un associé qui fait plus de tâches administratives qu’un autre. Cependant, par transparence et également parce que cet associé peut s’absenter, il est fondamental de mettre en place une organisation claire et connue de tous.

Il y a autant de logiques de classement que de personnes. Quand l’exploitation compte plusieurs associés, il peut donc être judicieux de se mettre d’accord sur celle qu’on compte adopter pour que chacun s’approprie l’arborescence de classement.

Harmoniser le classement papier, informatique et mail

Premièrement, il est important d’adopter le même classement pour tous les formats : papier, informatique et mails. Que ce soit des dossiers suspendus ou des classeurs, précisez dessus l’intitulé « Baux », « PAC », « Compta » etc. En gardant la même logique, on met en place des automatismes qui feront gagner du temps et de la sérénité. Si vous hésitez sur l’endroit où classer un document, par exemple un appel de fermage, dans « facture » ou dans « baux » ? Classez-le dans les deux en faisant des photocopies. Le comptable en aura besoin et vous aussi lorsqu’il faudra vérifier l’évolution du fermage.

Dans le stress d’un contrôle, vous ne retrouverez peut-être plus la logique, donc mieux vaut des doublons lors du classement que des trous lors de la recherche.

Le plan de classement peut-être affiché dans le bureau. Un code couleur permet aussi d’aller plus vite.

Sur le bureau, vous pouvez prévoir des bannettes :

- factures avec deux sous-chemises, l’une « à payer » l’autre « à classer » ;

- documents avec deux sous-chemises, l’une « à traiter » l’autre « à classer » ;

- feuille de temps des salariés où ils déposeront en fin de semaine leur relevé d’heures ;

- courriers divers.

Jeter et archiver vos documents administratifs

L’accumulation peut vite alourdir les classeurs, comme la boîte mail. Il faut donc une fois par an, prendre le temps d’archiver et de jeter.

Dédier un espace bureau au sein de l’exploitation agricole

Sophie Marçot, consultante en organisation du travail et relations humaines, rappelle que « le bureau est un lieu stratégique de pilotage de l’exploitation. Ce doit être le bureau de tous, et pas celui d’un seul associé. Chacun doit y avoir sa place. » Tous les associés doivent pouvoir y accéder, sans déranger l’intimité familiale, donc accessible depuis l’extérieur. « Prévoyez une table et un nombre de chaises égal au nombre d’associés », ajoute Sophie Marçot. La pièce devra être équipée d’étagères pour y ranger les classeurs ou les dossiers suspendus. Pour faciliter la communication et le partage d’informations, des tableaux effaçables seront utiles. Ils permettront aussi de noter les tâches à faire, les absences…

Autres outils qui peuvent s’avérer utiles : un petit cahier ou une affiche regroupant les numéros utiles que tout le monde peut retrouver rapidement ainsi qu’un agenda commun, papier ou numérique.

Par ailleurs, il est préférable de prévoir une pochette spécifique imperméable dans chaque véhicule, pour y ranger les tickets de gasoil, de la coopérative ou autre. « Les tickets dans la boîte à gants s’envolent et s’effacent ». Les papiers des véhicules et les clés peuvent être rangés à un endroit dédié.

Le regroupement de vos contacts professionnels dans un annuaire sur un tableur en ligne facilite la mise à jour. Ils seront facilement accessibles à tous et à n’importe quel moment et de n’importe quel lieu. Il peut être intéressant également de scanner vos cartes de visite et de les classer par ordre alphabétique des noms d’entreprises. L’ensemble des documents peuvent être enregistrés sur le cloud (espace de stockage en ligne).

Sécuriser vos données administratives

Le classement sur le cloud est pratique car accessible à distance par tous les associés, le comptable etc. mais aussi de plus en plus exposé au piratage. Sophie Marçot préconise « des sauvegardes régulières, sur un disque dur externe, conservé en dehors du bureau, en cas d’incendie ».

Conserver un archivage papier des documents peut être prudent. La plupart des données sur les différents logiciels et plateformes utilisés par les agriculteurs sont téléchargeables et donc archiviables hors cloud.