Aller au contenu principal

Bureau : conserver juste ce qu'il faut de paperasse

Ranger son bureau, c’est bien, mais la peur de jeter des documents importants peut prendre le dessus. Éclairage sur les délais de conservation des documents administratifs.

La numérisation des factures papier de plus de trois ans est désormais possible.
© DR

Il ne se passe pas un jour sans que les chefs d’exploitation reçoivent ou émettent des documents administratifs, sous format papier principalement mais aussi numérisés. Important pour le bon suivi de l’exploitation, il peut être délicat de s’en séparer. Le délai de conservation varie selon le type de document administratif et le texte de référence auquel il est attaché. Un document référencé dans le Code civil ne sera pas conservé autant de temps qu'un autre dépendant du Code du travail, par exemple. Pour y voir plus clair, l’administration française a mis à disposition des professionnels un tableau récapitulant les délais de conservation (voir ci-contre).

1. Des documents à conserver peu de temps

Parmi les documents de gestion du personnel, les justificatifs de comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et les compensations doivent être conservés pendant un an. Les documents relatifs aux charges sociales et aux taxes sur les salaires ainsi que la comptabilisation des jours travaillés par les salariés sont pour leur part à garder en l’état pendant trois ans. Les bulletins de paie, le registre du personnel, les documents concernant les contrats de travail, les salaires et les primes doivent être quant à eux à disposition de l’administration pendant cinq ans. Même chose pour les statuts de l’entreprise, traités de fusion d’entreprises ou encore procès-verbaux des assemblées : ils doivent être, eux aussi, conservés cinq ans. Dans le domaine bancaire et commercial, cinq ans correspond au temps de conservation des relevés bancaires et talons de chèques, des correspondances commerciales ou des contrats convenus dans le cadre d’une activité commerciale. Attention toutefois, les contrats conclus par voie électronique doivent être conservés pendant dix ans.

2. Des dossiers à garder longtemps

Les documents fiscaux concernant les impôts sur le revenu et sur les sociétés, les bénéfices agricoles, les impôts locaux ou les taxes sur le chiffre d’affaires doivent être conservés pendant six ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les registres ou la date à laquelle le document a été établi. Par exemple, les éléments concernant les revenus de 2013, déclarés en 2014 devront être conservés jusqu’à fin 2019. Attention, en cas d’activité occulte, fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration ou autre, les délais sont portés à dix ans.

L’agriculteur doit tenir en état les documents comptables tels que les bilans, comptes de résultat et tous les documents qui s’y attachent (bon de livraison, facture, etc.). Les factures qui font partie des pièces justificatives de ces dossiers doivent être archivées dix ans. Il faut noter que pour un particulier qui n'utilise pas ses factures comme document comptable, ce délai est ramené à six ans.

Tous les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être gardés trente ans.

3. La numérisation des factures facilitée

De plus en plus de factures ou de documents sont envoyés par mail. Qu’en est-il alors de leurs délais de conservation ? Ces documents doivent être gardés dans leur format d'origine pendant le même délai que leurs homologues papiers. Depuis le 31 mars, il est possible de numériser les factures reçues sous format papier. Pour garantir l’intégrité du document, il doit être enregistré au format PDF. Le contenu doit être garanti lors de la conversion du fichier.

Les plus lus

Les disponibilités en azote sont exceptionnellement faibles, au risque d'impacter la récolte prochaine.
Flambée des prix et risque de pénurie pour les engrais azotés
En sympathie avec les prix du gaz, les cours des engrais azotés pulvérisent les records. Pire, l’offre est limitée. Pour espérer…
Surcroît de travail, étalement du parcellaire et allongement des distances... Toutes les conséquences de l'agrandissement doivent être envisagées afin d'en évaluer l'impact sur les conditions de travail au quotidien.
Foncier agricole : quatre questions à se poser avant de s’agrandir
Lorsqu’une opportunité se présente, s’agrandir est souvent tentant. Mais les économies d’échelle ne sont pas forcément au rendez-…
Face aux dégradations, Cécile Ruèche, agricultrice à Bailly dans les Yvelies, a installé des panneaux pour expliquer le rôle des bandes enherbées et en interdire l'accès. Ces zones tampons sont désormais mieux respectées.
Agriculture périurbaine : « Ne pas rester seul face aux incivilités dans la plaine »
En zone périurbaine, incivilités et dégradations des parcelles sont usantes. L’action collective permet de ne pas se décourager…
Les faibles poids spécifiques sont le principal point faible de la récolte 2021 de blé tendre en France. La teneur en protéines est en revanche satisfaisante.
Qualité des blés 2021 : êtes-vous dans la moyenne ?
Ce n’est pas une grande année pour la qualité des blés français, notamment en raison de l’effondrement du poids spécifique sous l…
Le prix du blé dur français a répliqué la forte hausse enregistrée en Amérique du Nord au cours de l'été pour dépasser 400 €/t.
Blé dur : pourquoi les prix explosent malgré une qualité française médiocre ?
La récolte canadienne rachitique fragilise l’équilibre offre/demande du bilan mondial de blé dur, provoquant l’envolée des prix…
Circuler avec les engins agricoles sur les routes très fréquentées requiert des précautions.
Agriculture périurbaine : « Pour accéder à mes parcelles, j’évite les entrées et sorties de bureau »
Circulation difficile, dégâts de lapins, dépôts sauvages… Des agriculteurs situés en zone périurbaine cherchent la parade face à…
Publicité
Titre
Je m'abonne
Body
A partir de 100€/an
Liste à puce
Accédez à tous les articles du site Grandes Cultures
Consultez les revues Réussir Grandes Cultures au format numérique sur tous les supports
Ne manquez aucune information grâce à la newsletter Grandes Cultures