Bien préparer un entretien professionnel du côté du manager

Périodicité de l’entretien professionnel

Tous les deux ans, l’employeur doit organiser un entretien professionnel avec le salarié et identifier avec lui les axes de développements possibles en matière de compétences et de formations. Cet entretien doit être formalisé sur un document écrit dont une copie est remise au salarié. Tous les six ans, l’employeur doit faire un bilan récapitulatif du parcours professionnel au cours duquel il s’assure que le salarié a bien bénéficié de ses entretiens professionnels et fait le point sur ce qui est imposé par la loi : formation, certification et progression salariale ou professionnelle.

Les sujets pouvant être abordés

Il s’agit de construire ensemble le projet professionnel du salarié en cohérence avec les besoins de l’entreprise. On pourra s'assurer si le salarié a acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience (VAE) ; s'il a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle. L’entretien professionnel permet donc de croiser les besoins de l’entreprise avec les souhaits d’évolution du salarié. L’entretien professionnel doit comporter des informations relatives à l’activation du compte personnel de formation (CPF), et aux abondements pouvant avoir lieu, à l’initiative du salarié. Cela fait suite à la réforme de la formation professionnelle de septembre 2018, « pour la liberté de choisir son avenir professionnel ».

Les étapes de l’entretien

La première étape de l’entretien est évidemment l’accueil, pour instaurer le dialogue et rappeler les objectifs de l’entretien (périodique ou de reprise à l’issue d’un arrêt ou d’un congé spécifique). Ensuite, arrivent le point sur l’emploi et les compétences aujourd’hui, la mise en perspective des évolutions professionnelles envisageables, l’information et l’échange sur la formation et la certification des compétences, la synthèse de l’échange et des actions à conduire.

Les documents nécessaires à l’employeur

L’employeur se doit de se munir de la fiche de poste ou le descriptif d’emploi du salarié actualisés, la fiche de synthèse des compétences requises (ou le référentiel de compétences), du document de synthèse de l’entretien professionnel précédent. D’autres documents sont nécessaires lors de l’entretien tels que les attestations de stages ou le récapitulatif des formations suivies par le salarié, le plan de formation prévisionnel de l’entreprise. Un document de synthèse sera daté et signé par les deux parties qui en garderont chacune un exemplaire.

Quelques conseils pour participer activement

Parmi les conseils, il convient de mettre à l’aise le salarié pour démarrer l’entretien (empathie), l’aider à s’exprimer sur son emploi et ses propres projets, montrer de l’intérêt pour son travail et ses projets, savoir écouter. Ne pas hésiter à reformuler ses propos, sans les déformer, vérifier que l’on a bien compris. Il est préférable d’exprimer clairement les positions soutenues, d’être simple et pédagogue dans ses explications, de refuser un projet avec diplomatie et en donner les raisons objectives, négocier des solutions acceptables et réalistes pour les deux parties (gagnant/gagnant). Autres conseils, recadrer la conversation si elle sort du cadre défini, synthétiser en fin d’entretien le plan d’action (le dater et signer), et enfin suivre la réalisation effective du plan d’action prévu.