Gestion des documents Organiser son espace et son temps de travail

Gestion des documents Organiser son espace et son temps de travail
Ne pas laisser passer des échéances, et savoir à tout moment où est l´information et à quel niveau de traitement elle en est. telle est la finalité d´une gestion efficace des documents.
Une gestion documentaire efficace évite les oublis de rendez-vous ou d´échéance. Elle permet de s´y retrouver dans ses papiers et de rendre ses dossiers exploitables dans la gestion quotidienne de l´exploitation.
L´efficacité de la gestion documentaire repose sur trois principes :

1 Disposer d´un coin bureau, avec des rangements propres pour les documents de l´exploitation.
2 Avoir un plan de classement qui permette de retrouver très rapidement n´importe quel papier.
3 Avoir une bonne organisation du travail administratif, pour ne pas oublier de traiter les factures, de remplir et d´envoyer les documents de demande d´aides.

Costie Pruilh
Avec le concours de Jean-Marc Gautier, de l´Institut de l´élevage.
1 Un coin bureau pratique et convivial
Quitte à passer du temps dans un bureau, autant qu´il soit agréable. Il doit également être facilement accessible par l´éleveur. Le bureau est un lieu de plus en plus incontournable pour l´agriculteur. Il y reçoit et traite l´information, et y classe ses documents. Le bureau est également un lieu d´échange entre associés, et d´accueil des « extérieurs ».

Le bureau doit être convivial. lumineux, chauffé. Il doit également être pratique. Son emplacement doit tenir compte des habitudes de travail, et être sur la zone de passage entre le site et la maison, pour éviter les détours qui n´encouragent pas à s´y rendre.
L´accès au bureau doit être direct depuis l´extérieur. D´une part, l´éleveur peut aller au bureau en bottes et vêtement de travail sans avoir peur de salir sa maison ; cela évite de perdre du temps à se changer, et ne freine pas la fréquentation du bureau. D´autre part, l´intimité de sa famille est préservée lors de la visite de personnes extérieures.

Un bureau lumineux ©CP

Dans le cas d´une société où les associés ont chacun des tâches spécifiques, il est préférable de prévoir un espace de travail pour chaque associé. En cas de grande distance entre le lieu d´habitation et le site d´exploitation, un bureau « technique » sera sur la ferme et un bureau « gestion-comptabilité » à la maison d´habitation.
Dans une société où un des associés n´est pas de la famille, le bureau dans la maison d´habitation est fortement déconseillé.

Le matériel
Photocopieur, téléphone et fax sont indispensables. L´ordinateur et son imprimante s´installent de plus en plus dans les exploitations.
Un dossier comparatif sur les imprimantes multifonctions est paru dans la revue Que Choisir du mois de mars 2005. Il est également en ligne sur le site Internet : www.quechoisir.org.
2 Retrouver facilement des documents intelligemment classés
Où ranger un papier qui concerne plusieurs dossiers ? Où ai-je rangé l´historique des épandages ? S´y retrouver permet de gagner du temps et de la sérénité.

Pour s´y retrouver dans ses papiers, et pour éviter de perdre du temps au classement et à la recherche d´un document, il est nécessaire de mettre en place un plan de classement. L´Institut de l´élevage et ses partenaires du Sud-Ouest proposent une méthode.
Tout d´abord, l´ensemble des documents est rassemblé, et l´éleveur détermine les documents qu´il peut éliminer d´emblée (les périmés) et ceux qu´il utilise et doit conserver (voir chapitre 1, page 22).
L´élaboration du plan de classement peut alors commencer. A partir de son tas de papiers, l´éleveur fait des « paquets thématiques » provisoires. Il ajustera, au fur et à mesure de l´avancée du tri, son plan de classement.
Dans les paquets formés par l´éleveur, certains peuvent être regroupés sous un même thème. Ainsi prennent forme les dossiers et sous dossiers du plan de classement. « A ce stade, il faut veiller à l´homogénéité des classes. Un dossier trop chargé sera divisé en sous dossiers. Un dossier très léger peut signifier que les documents qu´il contient peuvent être répartis dans d´autres dossiers. Enfin, la plus grosse difficulté est d´éviter les recouvrements. Si un même document concerne plusieurs sujets, l´éleveur choisit de le ranger dans un dossier ; en général, il choisit le dossier où ce document lui sera le plus souvent utile. Dans les autres dossiers concernés, il met une feuille qui renvoie au dossier où est rangé le document », développe Jean-Marc Gautier.

Une fois cette ébauche de plan effectuée, l´éleveur fait la liste des rubriques, et vérifie que les termes choisis pour les intitulés correspondent bien au contenu des dossiers.
Puis, l´éleveur et toutes les personnes susceptibles de l´utiliser testent le plan. « Le plan doit être partagé par les associés et les salariés. Tous doivent s´impliquer dans sa mise en oeuvre, pour que chacun puisse s´y retrouver », insiste Jean-Marc Gautier.

Enfin, à la fin de l´année, vient l´archivage des documents qui ne servent plus à la gestion quotidienne de l´exploitation. Le plan d´archivage reprend le plan de classement. A l´archivage, il est bon de faire une liste des documents avec leur durée de conservation.

Pour parfaire l´organisation, le plan de classement sera affiché sur les lieux du rangement et un index de recherche par mot clé sera établi.
Les outils de rangement :
A chacun son système préféré : les chemises cartonnées de couleur, les dossiers suspendus.
Pour certains documents très utiles en cas de catastrophe naturelle ou d´incendie (titres de propriété, baux, diplômes.), différentes solutions sont proposées : une caisse métallique transportable (avec poignée, ou montée sur roulettes), un coffre-fort.
3 Organiser le flux des informations
Comment ne pas oublier de traiter certaines factures ? Comment être sûr de ne pas dépasser l´échéance pour envoyer les documents nécessaires à l´obtention de la prime laitière ? Comment transmettre une information à coup sûr à l´un de ses associés ?. Pour ne pas vous laisser dépasser par les événements, deux principes : traiter efficacement les flux d´informations entrant et planifier les tâches.

Différents outils (bannettes de tri du courrier, panneaux.) vous aident à adopter une gestion rigoureuse ; l´objectif étant que ces gestes de classement deviennent des automatismes.

Bannettes de tri du courrier, panneaux, agenda. Plusieurs outils aident l´éleveur à gérer l´information qu´il reçoit de l´extérieur et celle qu´il recueille sur l´exploitation.©CP

Les informations venant de l´extérieur. A son ouverture, le courrier est soit trié pour être traité plus tard, soit traité directement. « Ouvrir son courrier, sans le trier ni le traiter est une perte de temps, car cela oblige à faire deux fois la même opération », souligne Jean-Marc Gautier, de l´Institut de l´élevage.
Plusieurs outils et systèmes d´organisation existent ; à chacun de trouver le dispositif qui lui convient. Voici quelques idées intéressantes : un gros agenda à côté du téléphone qui ne bouge pas du bureau et un petit portatif pour chaque associé. Un échéancier accroché au mur. Des bannettes pour le tri du courrier. Un ou des lieux de réception du courrier, en cohérence avec la répartition des tâches entre associés.
S´il y a deux bureaux, ils doivent communiquer de façon efficace. L´éleveur décide s´il se fait adresser son courrier à une seule adresse, s´il installe un fax et un ordinateur dans chaque bureau.
Les informations recueillies sur l´exploitation. Pour éviter de perdre du temps et pour limiter les erreurs et les oublis, la gestion des enregistrements effectués par les éleveurs doit répondre à quelques règles :
- Un seul enregistrement pour chaque événement.
- L´enregistrement réalisé au plus près de l´événement.
- Partager l´information avec les associés et partenaires, via des panneaux, cahiers.
- Classer les enregistrements.
L´exploitation planifie les tâches administratives : celles à faire quotidiennement comme le tri du courrier, les hebdomadaires, les mensuelles, et les tâches qui ne sont à faire qu´une fois par an comme l´archivage.