Dossier bureau Anticipation et organisation rendent l´administratif moins pénible

Avec trois sites d´exploitation et deux troupeaux laitiers, le fonctionnement du Gaec l´Arlequin, à Iffendic en Ille-et-Vilaine, n´est pas des plus communs ni des plus simples, et exige de ce fait un minimum d´organisation. Depuis bientôt onze ans, Bernard Orain, Thérèse Fumery, Laurent Caingnard, Michel et Martine Mauny misent sur un emploi du temps bien défini, une organisation efficace des week-ends de garde, des réunions bimensuelles entre associés et une gestion rigoureuse des tâches administratives.
Après avoir volontairement changé de main tous les ans, les fonctions administratives ont finalement trouvé leur place entre celles de Thérèse Fumery. « J´apprécie ce travail même si j´aime aussi sortir m´occuper des animaux, explique Thérèse Fumery. Je pense qu´aujourd´hui le travail de bureau est plus valorisé que celui des champs au regard notamment des primes que l´on peut perdre, même s´il est peu reconnu par les hommes. » Titulaire d´un diplôme d´ingénieur, l´éleveuse est aussi formatrice pour adultes dans un centre d´enseignement agricole à mi-temps depuis de nombreuses années. « Ceci exige une rigueur supplémentaire dans la gestion des tâches administratives. » constate Thérèse Fumery.

Le meuble informatique à plan incliné facilite l´enregistrement des factures. ©SR

Depuis quelques années, la charge de travail engendré par l´administratif ne cesse de croître et pour ne pas y consacrer tout son temps, l´éleveuse a dû déléguer certaines tâches à ses collègues. Il s´agit des déclarations Pac, du plan prévisionnel de fumure et du cahier de fertilisation.
Thérèse Fumery gère le troupeau et la comptabilité car le Gaec n´adhère pas à un centre de gestion ni au contrôle laitier. « Je m´occupe de la comptabilité deux fois par an. J´attends que les factures s´entassent un peu et je les enregistre par paquets. » Elles ne sont classées qu´après enregistrement, car les classeurs prennent trop de place devant le clavier de l´ordinateur au moment de l´enregistrement. En attendant, elles sont rangées dans l´ordre chronologique, dans des boîtes avec le relevé de banque correspondant.

L´armoire à bascule est spécialement prévue pour les dossiers suspendus. ©SR

« J´essaye toujours d´éviter les déplacements inutiles. La circulation des informations entre nous se fait beaucoup par fax. Pour les dossiers à date impérative, j´utilise un système de compte à rebours sur mon agenda en prévoyant de les terminer au moins huit jours à l´avance. Cela me laisse le temps de discuter du dossier lors d´une réunion entre associés et de réunir les pièces nécessaires. Je pense que pour être organisé et gagner du temps, il faut anticiper ! Les gens qui n´aiment pas les papiers n´anticipent pas. Au final, ils ont plus de soucis et s´énervent davantage. »

Le bureau doit être accueillant et lumineux
Pour Thérèse Fumery, l´élément central est le bureau qui doit être un espace agréable et attrayant. « Il me fallait de l´espace et surtout de la luminosité. » Le bureau du Gaec est situé dans la maison de Thérèse Fumery sur l´un des deux sites de traite de l´exploitation. Ce site est également le siège social du Gaec. Le bureau est accessible directement par l´extérieur et chaque associé peut y accéder facilement. Il a été aménagé à moindre coût. Des plantes et quelques posters ont rendu l´endroit plus accueillant. Et finalement, très peu de matériel a été acheté hormis le meuble informatique.
La table de travail est située au centre de la pièce avec vue sur l´extérieur. « Je ne voulais pas de bureau avec la table face au mur, sans fenêtres ou mal plaçées par lesquelles on ne peut rien voir ! » Sur son bureau, l´éleveuse garde toujours un agenda ouvert avec les invitations glissées à l´intérieur. Elle y indique en particulier les travaux réalisés sur l´exploitation, les rendez-vous.
Les agendas et tous les autres documents sont conservés deux à trois ans sur place. Le reste est archivé au grenier.
L´ordinateur est posé sur un meuble informatique pour bénéficier d´un maximum de place pour travailler sur le bureau. Thérèse Fumery a acheté un meuble informatique à roulettes, pratique à déplacer quand elle a besoin de débrancher ou ajouter un élément informatique ou encore faire le ménage.

La création de fichiers excel pratiques et attrayants remplace l´achat d´un logiciel plus coûteux.©SR

Il est aussi équipé d´un plan incliné bien utile pour poser les relevés de banque et factures lors des enregistrements. « Le fait d´avoir l´ordinateur sur un meuble à part permet aussi d´éviter les mélanges de papiers lorsque les enfants viennent utiliser l´ordinateur. » Avec ma chaise, je me déplace du bureau vers l´ordinateur. « Pour moi, le siège est aussi très important, je n´ai pas fait d´économie dessus car on peut avoir des problèmes de dos au bureau, pas seulement sur la ferme. »
Le fax, le téléphone-répondeur et le minitel sont posés sur une table allouée à cet usage. Tous les appels passés ou reçus sont notés - date, organisme, nom de l´interlocuteur et objet de l´appel. C´est beaucoup mieux que les post-it qui ont tendance à envahir le bureau. Avec ce système, la personne qui passe au bureau ou rentre le soir se tient au courant des appels et les messages ne sont pas perdus.
« Pour le classement, je suis une adepte des dossiers suspendus qui sont pratiques d´utilisation et faciles d´accès. » Les dossiers qui servent le plus sont à portée de main. Chaque dossier comporte des sous-chemises par thème. « Certains dossiers comportent peu de documents mais ils ne prennent pas plus de place pour autant et les informations sont faciles à retrouver. Pour la Pac, j´ai un dossier avec des sous-chemises par année, un autre pour les « primes animales ». Je ne veux pas de dossiers trop volumineux, je préfère en créer un de plus. Les classeurs sont plutôt utiles pour les dossiers que l´on déplace. Je déteste les piles de chemises parmi lesquelles il est toujours compliqué de trouver ce que l´on cherche. »

Le courrier est trié une à deux fois par semaine
Le courrier est plaçé quotidiennement dans une banette pour que chacun puisse le consulter facilement. Puis, une à deux fois par semaine, le bac est vidé et le courrier trié dans des banettes superposées qui conviennent bien à cet usage. Le courrier est classé selon qu´il concerne le privé ou le Gaec, qu´il soit à classer ou en attente, payé ou à payer.
« Je tiens à décomposer le plus possible le travail pour avoir, même en cinq ou dix minutes, le temps de faire quelque chose. » Pour la gestion informatique, Thérèse Fumery a composé une dizaine de fichiers Excel avec des formules de calcul automatique sur lesquels elle enregistre l´assolement, les annuités, l´inventaire bovin, les résultats laiteries etc. Pour cela, elle a suivi une formation. Des sorties papier sont effectuées régulièrement. La dernière impression est plaçée dans un classeur de synthèse que l´éleveuse emmène lors des réunions. Le Gaec possède aussi un logiciel de comptabilité. « Pour l´instant, je ne juge pas utile d´acquérir un logiciel informatique qui coûte cher. Un PDA ? pas dans l´immédiat, mais pourquoi pas à l´avenir. »
Les notifications de mouvements des animaux sont réalisés sur Internet sur chaque site de l´exploitation concerné. Comme il n´est pas possible d´imprimer la notification, les mouvements et la date de déclaration sont aussi notés sur des photocopies des documents d´enregistrement papier. « Je centralise les informations pour mettre à jour de temps en temps l´inventaire bovin. D´ailleurs, la loi oblige à disposer d´une sortie papier des animaux présents sur l´exploitation tous les trois mois ! »
Enquête bretonne(1) : quatre heures hebdomadaires au bureau
Le temps passé à la gestion varie du simple au double selon les exploitations. En moyenne, les soixante élevages du réseau breton Etre, enquêtés en 2004, consacrent chaque semaine 2 h 40 à la gestion administrative et 1 h 20 au suivi technique du troupeau. Au total ce sont près de 4 h passées au bureau avec des extrêmes compris entre 2 h 30 et presque 6 h. Au-delà du temps passé autour des papiers, ce travail est globalement ressenti de façon négative par les éleveurs. La peur du contrôle y est pour beaucoup. Les tâches réglementaires sont les moins acceptées et vécues comme pénibles par 68 % des éleveurs. Ces activités de bureau sont parfois pleinement intégrées dans la journée de travail de façon à ne pas être vécues comme une corvée supplémentaire.

(1) EDE et Chambres d´agriculture de Bretagne.