Pour être zen dans le pilotage administratif de son entreprise agricole, une équipe de conseillers des chambres d’agriculture de Bretagne s’est mobilisée pour éditer en format numérique le premier guide pratique de la gestion administrative. Il regroupe dans un même document, de façon simple, à la fois des conseils pratiques et l’ensemble des documents utiles pour piloter une entreprise agricole. Nous avons choisi dans cet article de partager avec vous quelques astuces simples à mettre en œuvre pour à la fois vous libérer l’esprit et pour gagner en efficacité. Vous les retrouverez dans ce guide.
1. Classez ou archivez vos documents par grande famille de dossier. Le plan de classement est évolutif dans le temps et en fonction de la vie de l’entreprise. Optez pour un classement qui répond à vos attentes et à celles de vos associés. Un code couleur par famille ou par dossier, des numéros ou des lettres ou un classement alpha-numérique… Le choix est grand. Mais une seule consigne : un plan de classement partagé et validé pour vos collaborateurs pour la pérennité de l’entreprise. C’est dans ce sens qu’il faut prendre son temps pour faire son plan de classement qui restera évolutif et modifiable. Un affichage au bureau sera très apprécié voire obligatoire. Entre le bureau physique et le bureau numérique (ordinateur, smartphone, boîte email, cloud), il est important d’adopter les mêmes règles de classement des documents.
2.Triez et jetez régulièrement le superflu. On s’encombre de papier et d’objets en tout genre… Alors pour ne pas étouffer ou s’encombrer, planifiez cette tâche dans votre emploi du temps annuel. Faire le vide doit devenir une habitude.
3. Le plan de classement doit être visible, affiché et actualisé au fil du temps. De nouveaux dossiers s’ouvrent et d’autres se ferment. L’archivage annuel est la règle pour faire le vide et pour y voir clair. Il est conseillé d’opter pour le même classement physique et numérique (sur ordinateur, boîte email et cloud). En gardant la même logique, on met en place des automatismes qui feront gagner du temps et de la sérénité.
4. De la régularité dans la pratique de votre gestion administrative sera salutaire. Il faut que cela devienne un réflexe ou une habitude. Ainsi, l’habitude s’installe et le bénéfice prend forme. Vous verrez très vite le résultat dans le pilotage administratif de votre entreprise. Optez par exemple pour la déclaration de TVA trimestrielle qui vous donnera du rythme dans la pratique de votre gestion administrative.
5. Un petit carnet, un répertoire ou un simple support informatique sont bien pratiques pour noter les différents codes et mots de passe.
6. Une liste de choses à faire permet de se libérer l’esprit. Généralement, on apprécie lorsqu’on raye les choses faites ! Cette liste peut être réalisée sur un support informatique et partagée avec d’autres personnes, ce qui permet de s’entraider dans le travail à faire.
7. Vos contacts professionnels regroupés dans un annuaire sur un tableur facilitent sa mise à jour. Ils seront facilement accessibles à tous et à n’importe quel moment et de n’importe quel lieu. Il peut être intéressant également de scanner vos cartes de visite et les classer par ordre alphabétique des noms d’entreprises. L’ensemble des documents peuvent être enregistrés sur le cloud.
8. La liste de l’ensemble des documents nécessaires pour l’accueil d’un ou d’une nouvelle salariée peut être saisie sur un support informatique. Ainsi vous n’aurez qu’à imprimer cette liste et à cocher pour ne rien oublier. Une fois saisie, sa mise à jour sera rapide.
Pour aller plus loin
Une version téléchargeable est disponible. Cette première édition sera actualisée régulièrement et adaptée aux évolutions de l’entreprise agricole et aux attentes des agriculteurs et des agricultrices.
Avis d’expert : Hélène DONVAL, éleveuse dans le Finistère
« Mon bureau, c’est comme un tableau de bord »
« Au quotidien, je travaille, je gère, j’anticipe, je hiérarchise, je délègue et au final j’analyse. Mon bureau, c’est comme un tableau de bord avec une vue d’ensemble de mon entreprise et de mes responsabilités. Pas besoin d’un bureau high-tech pour commencer, il vaut mieux privilégier « la méthode des petits pas ». Il y a des tâches quotidiennes que l’on peut simplifier rapidement et qui ont un « effet bœuf » sur l’ensemble de l’organisation du bureau. J’ai mis sur le fond d’écran de mon ordinateur « j’peux pas, j’ai bureau », un peu comme une boussole pour ne pas perdre de vue le temps que je dois consacrer aux tâches administratives.
Le guide de la gestion administrative est mis dans mes favoris sur mon ordinateur pour ne pas oublier que si je n’y arrive pas seule dans un premier temps, il y a un chemin pour trouver la réponse. La chambre d’agriculture est capable de nous proposer des formations sur mesures, avec des échanges entre professionnels qui ont les mêmes questionnements. Participer à une formation, c’est un investissement pour mon entreprise. Osons admettre que nous avons besoin d’être accompagnés et encouragés, pour que le bureau et l’ordinateur participent à la bonne marche de notre quotidien. Pour relever le défi, formons-nous ! »
