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OptiMarché vous facilite les appels d'offres
La société de services a créé une plate-forme informatisée pour mieux gérer les besoins des marchés publics et les rapprocher de leurs fournisseurs. Zoom sur leur mise en pratique.
Créer du virtuel pour simplifier les démarches liées au code des marchés publics. La société de services faisant office d'assistant en maîtrise d'ouvrage OptiMarché a ainsi créé, il y a deux ans, une plate-forme qui permet d'apporter des solutions techniques aux besoins des collectivités territoriales et d'optimiser leurs achats. A ce jour, 400 établissements font appel à leur service, qu'ils soient soumis ou non au code de marchés publics.
D'emblée, Simon Baraton, le responsable juridique de la société, affirme : « La plate-forme n'a pas de sens sans un dialogue entre les fournisseurs, les établissements publics et nous-même. Cela est d'autant plus vrai en fruits et légumes, un secteur où les prix sont revus toutes les semaines. » Opti-Marché – qui intervient à 80 % pour des denrées alimentaires – sert de facilitateur. « Nous délimitons les besoins des restaurateurs publics, poursuit Simon Baraton. En parallèle, une étude du tissu économique local nous amène à connaître les fournisseurs. Nous leur programmons les bordereaux et nous publions leur appel d'offres sur les sites spécialisés tels le bulletin officiel des annonces de marchés publics (boamp.fr), e-marchespublics.com ou marches-publics.info Mais eux seuls choisissent leurs fournisseurs, contrairement aux centrales d'achats. »
Pour offrir un service de qualité toute l'année et s'assurer un certain volume, l'offre est multi-attributaire (trois fournisseurs). Ce système favorise l'ouverture de ces marchés aux producteurs locaux. Et c'est là que le dialogue devient indispensable. « Nous accompagnons aussi le fournisseur dans sa réponse au marché public, explique le responsable juridique. Il peut ainsi plus facilement se concentrer sur la promotion de son entreprise et les prix qu'il souhaite proposer au lieu de remplir les formulaires de demande d'attestation fiscale et sociale par exemple ou encore de certificat de mise à jour à l'Urssaf. » Avec Opti-Marché, le fournisseur peut répondre à plusieurs appels d'offres selon les mêmes conditions. La société gère également l'après-commande, les éventuelles erreurs de conditionnement ou d'écriture.
La plate-forme, une nécessité
OptiMarché, basé à Saint-Herblain dans la banlieue nantaise (Loire-Atlantique), œuvre dans toute la France. Dans les Alpes-Maritimes, les producteurs sont peu nombreux. « Nous avons rencontré deux fournisseurs, donne à titre d'exemple Simon Baraton, qui étaient dans l'incapacité de répondre aux appels d'offres des établissements en raison des volumes importants demandés. Comme le permet la réglementation, nous avons alloti les besoins, défini huit zones que nous avons mises en concurrence. C'est ainsi que les deux fournisseurs ont pu se porter candidats aux marchés publics. » OptiMarché utilise d'autres moyens pour élargir la palette de fournisseurs en proposant un cahier des charges personnalisé.
Les conditions d'attribution établies par OptiMarché sont notées sur 100 points. Si le prix, facteur le plus déterminant, revient à 20 points, d'autres facteurs laissent la possibilité aux approvisionneurs plus modestes d'avoir accès au marché. Il s'agit par exemple de 12 points pour un fournisseur producteur, 7 points pour un fournisseur intermédiaire, 5 points pour la livraison la plus rapide possible, 5 points pour le délai de réactivité en cas de problème d'approvisionnement ou pour une livraison minimum de 1 € ou encore cinq livraisons par semaine. Ce cahier des charges est proposé à tout futur établissement qui souhaite travailler avec OptiMarché. Ce dernier est intransigeant sur le prix. « Ne pas se cantonner au critère prix permet de réellement mettre en concurrence les fournisseurs, souligne Simon Baraton. En général, les producteurs en fruits et légumes sont très réactifs. Mais ce sont eux que nous accompagnons le plus en matière de compréhension des besoins, des exigences administratives dans un contexte de plus en plus informatisé. »
La plate-forme virtuelle, qui est une obligation dans les marchés multi-attributaires, donne la possibilité aux établissements de choisir les produits que leur proposent les fournisseurs ayant remporté l'appel d'offres, de créer un bon de commande et de commander sur Internet. Les fournisseurs mettent à jour leurs données tarifaires, les volumes des produits disponibles et des commentaires si nécessaires. Grâce au crowdfunding, le cabinet va bientôt mettre en ligne la rubrique Optibook. Il s'agit pour les fournisseurs d'intégrer les informations relatives à leurs clients (chiffre d'affaires, volumes vendus…) et d'être lisibles par les établissements. Dans un second temps, OptiMarché envisage de mettre à la disposition des établissements des tablettes ou autres nomades pour se soustraire des supports papiers lors de la livraison, une façon de correspondre plus rapidement avec les fournisseurs. La dématérialisation, nécessaire aux échanges entre établissements et fournisseurs, pourrait être encore amplifiée selon le juriste d'OptiMarché dans un souci de simplification des procédures, notamment administratives.
