Informatique
La facture dématérialisée prend de l’ampleur
Déjà bien implantée dans d’autres secteurs, la dématérialisation des factures fait son chemin dans la filière fruits et légumes, à la demande de la grande distribution.
La facture est un élément de preuve juridique des relations commerciales entre des partenaires ainsi qu’à l’égard de l’administration fiscale. C’est dire qu’elle revêt une importance bien particulière pour une entreprise. Alors lorsqu’il s’agit de parler d’échanges de factures dématérialisées libérés de la corvée de mise sous enveloppe, les entreprises éprouvent souvent une certaine appréhension. Inquiétude légitime bien que non fondée. En effet, le cadre juridique de la facture dématérialisée est clairement défini dans certains pays comme la France ou l’Espagne. Les bases de la réglementation sont posées par la Directive européenne 2001/115/CE intégrée dans la Directive 2006/112/CE transposée en droit français (Code général des Impôts et Bulletin officiel des Impôts 3 CA n° 136 du 7 août 2003). En France, deux possibilités existent : l’EDI (Echange de données informatisés) et l’envoi de fichiers structurés ou non sécurisés au moyen d’une signature électronique.
Exploitation familiale, Le Verger de la Blottière, située à Saint-George des Gardes (Maine-et-Loire), a réalisé en 2008 un chiffre d’affaires de 20 M€ pour une production de 22 000 t de fruits, principalement des pommes et des poires (80 % en GMS et 20 % avec les grossistes). L’entreprise est aussi connue pour assurer la commercialisation exclusive de la pomme Antarès. Le Verger de la Blottière a fait le choix de la dématérialisation, il y a un peu plus d’un an. « Le facteur déclenchant a été une demande d’un de nos clients en grande distribution, explique Quentin Socheleau, responsable du Bureau d’Etudes & Développement. Un premier contact a été pris courant 2007 et après une période de stand-by, l’activation est arrivée en 2008. » Il a fallu alors trouver la meilleure solution pour mettre en place les procédures. « Nous nous sommes tournés naturellement vers notre partenaire informatique Informia avec qui nous travaillons depuis 2006 et qui nous avait déjà équipé en logiciel de production et de gestion commerciale. L’existence d’un module pour intégrer l’EDI sur ce dernier logiciel a permis de mieux maîtriser cette évolution », continue Quentin Socheleau.
Le Verger de la Blottière a basculé en mode de facturation dématérialisée en 2008
Le travail principal a été d’effectuer les rapprochements nécessaires avec les standards de l’EDI et les spécificités de nos fichiers clients pour y inclure les factures EDI. L’envoi passe par un prestataire spécialisé qui le transmet ensuite au client. La phase de test s’est déroulée pendant l’été 2008, puis après la suppression des éventuels doublons, la société a basculé en mode de facturation dématérialisée. « Aujourd’hui, elle représente environ 25 % des factures du Verger de la Blottière et nous entendons monter en puissance progressivement, ce qui réduira le coût de traitement, ajoute-t-il. L’investissement de départ a été de 6 000 €. Il ne faut donc pas se lancer sans un volume de facturation conséquent. Mais le retour sur investissement est inférieur à trois ans. Et les avantages apportés la dématérialisation sont nombreux. »
En premier, le gain de temps est appréciable avec la suppression du poste courrier. La rapidité du système permet, quasiment en temps réel, de traiter d’éventuels litiges et d’augmenter la réactivité. « De plus, l’archivage des factures EDI est agréé par les services fiscaux : c’est important car s’il fallait ressortir du papier, ce ne serait pas la peine. Enfin la souplesse du système ne demande pas une formation trop longue. Il est clair qu’un gain considérable supplémentaire serait que les commandes passent aussi par EDI mais cela serait certainement un peu perturbateur, considérant les multiples paramètres à prendre en compte. L’EDI est sans conteste un outil d’aide à la décision, mais ce n’est pas le seul. Et en fin de compte, c’est d’abord et surtout une démarche d’entreprise vis-à-vis de son client », termine Quentin Socheleau.
