Fiabiliser ses stocks de bouteilles par un suivi quotidien

Un vigneron en cave particulière a également une activité de négoce. Il gère ainsi 17 références, avec pour chacune un à trois millésimes. La grande majorité des mises en bouteille est réalisée par un prestataire en tiré bouché, l’habillage est effectué en interne en fonction des besoins. Le stock couvre 1 500 m². Suivant les périodes de l’année, de 40 000 à 100 000 bouteilles sont entreposées. À chaque inventaire annuel réglementaire, les écarts entre le stock physique et le stock informatique sont significatifs (jusqu’à 10 à 15 % par référence, soit deux voire trois palettes par référence).

Durant une dizaine de jours, la responsable administrative et le maître de chais ne font que tenter de résoudre ces écarts. En plus de cette inefficacité qui est vécue comme pesante par tous, un doute subsiste sur des vols potentiels.

Personne n’a clairement la responsabilité de la fiabilité des stocks de l’entreprise. Ainsi personne ne contrôle le formalisme pour les sorties d’échantillon par exemple. D’autre part, les opérations d’habillage (étiquettes et cartons) ne sont pas reportées directement dans le logiciel ; la saisie ne se fait qu’une fois par mois sur la base des tableaux remplis manuellement. Enfin, les pertes qui résultent de casse de bouteilles ou de bouteilles couleuses ne sont pas rentrées informatiquement faute de solutions techniques. Elles sont ainsi noyées dans les écarts de stocks.

La première étape a été de donner clairement la responsabilité du stock au maître de chai. Une partie de sa prime a été indexée sur les écarts de stocks. Charge à lui de mettre en place et de maintenir le formalisme nécessaire aux sorties de stock et de sécuriser physiquement les accès au stock par exemple.

Ensuite les opérations d’habillage ont été rentrées dans le logiciel quotidiennement, ce qui a nécessité l’achat d’une licence supplémentaire ainsi qu’une formation du maître de chai et de son adjoint. De même les éventuelles pertes (casse de bouteilles, bouteilles couleuses) sont systématiquement saisies et suivies par le maître de chai.

Enfin, tous les deux mois un mini-inventaire est mis en place pour les seules références qui ont eu des mouvements de stock (habillages ou ventes). La responsable administrative identifie ces références, les comptages ont lieu sans savoir la quantité attendue et les éventuels écarts sont analysés directement par le maître de chai avec le soutien de la responsable administrative.

Tous ces inventaires sont contresignés par eux deux.

Ce sont les écarts lors de l’inventaire annuel (pour lequel toutes les bouteilles présentes physiquement sont comptées) qui permettent de mesurer l’amélioration de la fiabilité des stocks.