Dossier bureau

Une organisation progressive du travail administratif

Quand on arrive à l´EARL Laborie, à La Rochebeaucourt, au nord de la Dordogne, la stabulation est à droite du chemin d´exploitation, et la maison sur la gauche. Le bureau de l´EARL est une pièce de la maison, située à une extrémité de celle-ci. Il ouvre sur l´extérieur par une grande baie vitrée. Il est lumineux et accessible aussi bien de la maison que de l´extérieur.
Le bureau est suffisamment spacieux pour être fonctionnel, pour classer les affaires professionnelles et privées, et accueillir des intervenants extérieurs. « On ne peut plus passer à côté de l´aspect administratif de notre métier, pour l´obtention d´aides, d´autorisations, etc. Et quitte à y passer du temps, autant que ce soit dans de bonnes conditions. Nous avons donc choisi d´aménager un lieu agréable », exposent Sylvie et Thierry Laborie.
A l´aise et sereins lors d´un contrôle
Le bureau de l´EARL Laborie a été aménagé en 2002 dans une pièce de la maison. Cet investissement a été réalisé dans le cadre d´une action régionale « Équipement traçabilité », conduite par le GIE élevage d´Aquitaine. Le Conseil régional a financé l´aménagement du bureau, les meubles et le matériel à hauteur de 40 % (plafond de 2 500 euros).
Cet investissement a été le fruit d´une réflexion plus globale sur l´organisation du travail administratif, qui avait pour objectif de perdre moins de temps, notamment lors de la recherche de documents. Aujourd´hui, même si leur plan de classement est en cours de réalisation, Sylvie et Thierry Laborie estiment avoir gagné en efficacité. « Nous sommes plus à l´aise lors d´un contrôle. Nous ne sommes pas pris au dépourvu, nous retrouvons rapidement les documents », ajoutent les époux Laborie.
Plus d´informatique pour plus d´efficacité
Après l´aménagement du bureau, l´EARL s´est informatisée. En 2004, l´exploitation s´est inscrite au service Selso.net, des Contrôles laitiers du Sud-Ouest. Selso est un logiciel web qui utilise l´architecture du logiciel Synel, développé par l´Arsoé du Nord-Picardie. Il permet à l´éleveur de consulter ses résultats contrôles laitiers, de tenir son registre des bovins, de gérer des notifications d´entrées, sorties, de suivre les mises bas, etc. « Par la suite, nous pensons développer l´enregistrement et le suivi via une version plus complète de Selso, et à terme nous nous équiperons d´un ordinateur portatif, de type Pocket PC », indiquent Sylvie et Thierry Laborie. Cette évolution vers plus d´informatique est motivée par la recherche d´une efficacité maximum. « On aura de plus en plus d´enregistrements à faire, et les outils informatiques représentent un gain de temps, que ce soit pour la saisie et la transmission des informations entre l´élevage et les organismes, ou pour la recherche et la valorisation des informations », estiment les éleveurs.
Enfin, au début de cette année, Thierry et Sylvie Laborie suivent un stage sur le classement et la gestion administrative. Pour parfaire leur démarche, ils travaillent avec le contrôle laitier de Dordogne et l´Institut de l´élevage, à l´établissement d´un protocole de classement des documents professionnels et privés. « Nous avons mené la réflexion tous les deux, afin que chacun s´y retrouve dans cette nouvelle organisation », ajoutent les époux Laborie. Aujourd´hui, Sylvie et Thierry Laborie sont en phase d´organisation du classement. Ils ont mis en place un plan de classement provisoire.
Pour l´organisation du travail, les époux Laborie ont installé cinq bannettes pour classer le courrier lors de son ouverture « Une bannette « Thierry », une « Sylvie », une pour les factures non payées, une pour le reste. La dernière bannette recueille le papier à recycler en brouillon. Thierry s´occupe de tout ce qui est technique : Pac, environnement, suivi des cultures. Moi, de tout ce qui d´ordre comptable », précise Sylvie Laborie.
Le plan de classement a été fait en commun
Pour les rendez-vous, les rappels, les échéances, les éleveurs ont un gros agenda qui reste au bureau. Ils disposent aussi d´un petit agenda qu´ils emmènent avec eux. Un panneau au mur sert à la passation d´informations.
Thierry Laborie ajoute : « J´ai un grand calendrier cartonné avec les dates butoirs des différents travaux des champs, la date d´arrivée du stagiaire, etc. Dans certains dossiers, je me fais un échéancier. Par exemple, souhaitant commencer mes travaux de mise aux normes avant cet été, je me suis fait un échéancier tenant compte des délais des administrations. Comme ça, dès que je voyais que je commençais à ne plus tenir le calendrier, je relançais les gens. » Une organisation qui oblige l´éleveur à consulter régulièrement ses dossiers. mais à l´EARL Laborie, c´est devenu une seconde nature.
Faire le lien entre le bureau et l´exploitation
Il leur a également fallu organiser le lien entre le bureau et l´exploitation, où de nombreuses informations sont notées sur place. « Ce lien se fait via un classeur. Y est consigné ce qu´il y a à faire, les observations, les enregistrements, une sortie papier des données gérées par Selso, les ordonnances, le plan d´alimentation, le bulletin d´insémination. bref tout ce qui concerne l´élevage et l´année en cours. Une fois l´année finie, nous rangeons ces documents dans les dossiers de l´armoire du bureau, ou nous les archivons. » Pour l´instant, les documents sont archivés dans un meuble à part, dans le bureau. Ils sont classés dans des chemises, par année. La prochaine étape pour Sylvie et Thierry Laborie sera de les classer également par thème.
Le matériel
 Téléphone-fax, calculatrice, ordinateur, imprimante photocopieur scanneur.
 Armoire « professionnelle » et armoire « privée ».
 Meuble métallique sur roulettes. Y sont rangés les actes notariés, le livret de famille, les baux, les divers contrats, les diplômes. tout ce qu´il est très utile de préserver d´une inondation ou d´un incendie.