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Travailler efficacement avec le lean management

Éviter les gâchis de matières et les temps improductifs, tel est l’objectif du lean management. Faisons le point avec Sophie Marçot du BTPL sur cette démarche de progrès inspirée de l’industrie.

Le lean management aide à mieux s’organiser. De quoi s’agit-il exactement ?
Sophie Marçot - « Le lean management est une démarche d’amélioration continue qui vise à l’optimisation. Bien connue dans le monde industriel, cette approche n’est pas reproductible dans les exploitations agricoles, mais ses grands principes sont transposables. Le lean vise à faire en sorte que l’exploitation tourne mieux. En recherchant une organisation du travail qui favorise la chasse au gaspillage, nuisible à l’efficacité et à la performance. Mais attention, le lean n’est pas synonyme de faire plus vite. Il consiste plutôt à faire mieux, mais en moins de temps. Sans que cela ne se fasse au détriment des personnes, des animaux, de l’économie de l’exploitation, de l’environnement… Concrètement, on agit sur les temps improductifs qui ne génèrent pas de valeur ajoutée, tels que les déplacements intempestifs, les pannes, les pertes au silo, les temps d’attente, les interruptions (portable, visiteurs)… mais aussi la recherche excessive de perfection, les malentendus, les surplus jetés… Le lean, c’est avant tout un état d’esprit. »
Comment s’approprier cet état d’esprit ?
S. M. - « Gagner du temps ne consiste pas à piocher dans un gros catalogue de solutions. Il faut d’abord se fixer un objectif, et seulement après, cibler la ou les solutions qui rapprochent de l’objectif visé. Il faut commencer par savoir d’où l’on part et où on veut aller. Cela n’a l’air de rien, mais c’est la base sans laquelle il est difficile d’avancer. Mieux vaut se fixer un objectif clair, mesurable, et réalisable dans un temps défini. Un objectif trop large ou trop flou se montre souvent décourageant et n’engage pas au changement. Seulement ensuite vient la question du comment l’atteindre. »
Vous avez des astuces concrètes applicables au quotidien ?
S. M. - « Un premier conseil basique, simple et qui ne coûte rien : commencer par ranger les choses à leur place ! Cela évite de chercher après la fourche, la pelle, le testeur de clôture, ou le thermomètre qui disparaissent sans cesse… Replacer un outil toujours au même endroit — là où il y a concessus pour qu’il se trouve — est une bonne habitude pour économiser des trajets inutiles et de l’énervement ! Dans le même esprit, l’anticipation des ruptures de stocks est une sage précaution.
Pour gagner en efficacité, bien organiser son bureau devient impératif. N’hésitez pas à trier, classer, jeter, afficher sur un tableau au mur les rendez-vous de chacun, les tours de week-ends, la liste des tâches urgentes et moins urgentes à faire quand il pleut par exemple. Une fiche bien visible, regroupant tous les numéros utiles (Siret, Siren, pacage, TVA, MSA, numéros de contrats pour les céréales, la laiterie, les assurances…), les dates de naissance des associés, les divers identifiants et mots de passe, ainsi que tous les numéros de téléphone incontournables (vétérinaire, comptable, conseillers…) est l’un des premiers outils à mettre en place. De même, investir dans des tampons identifiants et dateurs (5 €) est une aide vite amortie. »
Beaucoup de temps et d’énergie sont aussi gaspillés dans des problèmes de communication…
S. M. - « Un binôme ou un groupe qui ne fonctionne pas bien peut effectivement faire perdre du temps : échanges interminables et non structurés pour prendre une décision, consignes du salarié non respectées, répartition des tâches inadaptées, horaires dépassés… Et peut aussi impacter les conditions de travail avec des tensions relationnelles, sources de stress. Bien communiquer fait gagner du temps, de l’argent et du bien-être ! L’important dans la communication, ce n’est pas ce que l’on dit que c’est ce que l’autre comprend et l’effet de ce que l’on produit sur lui. Adopter une écoute active et oser se dire les choses est essentiel. Cela évite d’entretenir les malentendus et les ruminations. Plus un désaccord est clarifié ouvertement, et mieux on peut interrompre l’amorce d’un conflit.
Mais, il ne faut pas tout attendre non plus de son environnement et de ses associés/salariés. Agir sur soi-même, sur sa façon de faire, de percevoir et de gérer ses priorités contribue aussi grandement à gagner du temps et de la sérénité. »

En savoir plus

Plusieurs formations sont programmées par le BTPL au premier trimestre 2017 dans la Loire, les Ardennes, en Haute-Normandie et en Lorraine. L’objectif est d’apporter des éléments concrets pour faire face aux problèmes d’organisation, de gestion du temps et de communication.

Tél. 02 43 28 65 77

« Nous partageons un planning commun sur smartphone »

« J’ai travaillé quinze ans dans l’industrie agroalimentaire avant de m’installer avec mon mari en 2013 (100 ha, 90 vaches). J’ai donc été sensibilisée au lean management avec notamment des procédures, des descriptions des modes opératoires. Nous avons un salarié et un apprenti et j’aimerais mettre en place ce type d’outils en créant des fiches dédiées à la traite, aux soins des veaux, à la distribution des fourrages… illustrées de photos et de supports visuels. Cela permettrait à la fois de standardiser les pratiques sur la ferme quelle que soit la personne qui intervient et de faciliter la phase d’apprentissage avec des consignes écrites auxquelles se référer en cas de doute. En attendant, pour être plus efficace au quotidien, nous avons mis en place avec mon mari un planning commun sur smartphone. L’appli (son nom ?) permet de visualiser et de synchroniser nos agendas respectifs. C’est une aide précieuse quand il faut prendre des rendez-vous en fonction de nos contraintes et de la disponibilité des ouvriers (week-ends, vacances). Cela nous facilite la vie car, dans le métier, la sphère privée est très liée au professionnel."

Amandine Cheminal, éleveuse dans la Loire (photo en attente)

« Le rangement du bureau n’est plus ma bête noire ! »

Au Gaec de la Borde dans l’Allier. « Je suis désordonnée et j’ai un gros souci avec le rangement du bureau", confie d’emblée Élisabeth Grad, éleveuse dans l’Allier. Elle a récemment suivi une formation au lean management avec le groupe d’agricultrices DFAM de son département. "Je ne sais jamais par quoi commencer, j’entreprends différentes tâches administratives en même temps sans aller au bout… Pourtant, cela n’a pas toujours été le cas. À une époque, je suivais l’administratif de près et j’enregistrais moi-même la comptabilité. Mais l’exploitation s’est agrandie, nous avons eu un quatrième enfant et à partir de ce moment-là, je me suis sentie dépassée par les papiers. »

Face à ce constat désolant, l’objectif d’Élisabeth en participant à la formation lean était de parvenir à ranger son bureau. « Le groupe s’est déplacé chez moi, dans le bureau de l’exploitation, pour m’aider à analyser ma situation. Il est ressorti de cette visite que ce qui me pesait le plus, c’était le coin où s’entassaient les uns sur les autres les factures, relevés, quittances et autres courriers qui traînaient çà et là. » Suite aux échanges, l’éleveuse a décidé de cibler davantage son objectif initial (ranger la pièce du bureau) et de se focaliser dans un premier temps sur ce qui lui paraissait le plus compliqué, c’est-à-dire le classement des documents.

Mieux cibler l’objectif prioritaire a créé un déclic

« Cela peut paraître insignifiant mais le fait d’avoir réduit mon périmètre d’action a désarmorcé quelque chose, rapporte avec enthousiasme Élisabeth. Je m’en fais moins une montagne. La mission me paraît plus accessible et du coup, j’arrive à m’atteler plus facilement à la tâche. Chaque après-midi, je m’astreins à passer du temps au bureau. »

Le travail se fait par étape avec d’abord une phase de tri et d’archivage. « J’ai appris à jeter et à garder seulement ce qui est nécessaire ! Nous avons noté sur un tableau tout ce à quoi je dois penser. Ce sont des warnings quotidiens pour ne pas me laisser envahir ! J’effectue un rangement thématique une fois par semaine un pointage des factures tous les quinze jours. » Les factures ne traînent plus dans la cuisine et arrivent désormais directement au bureau. Trois bannettes de classement (factures à regarder, factures à payer, courriers urgents à traiter) remplacent l’étagère où les courriers s’entassaient pêle-mêle. « Ce n’est pas encore devenu un automatisme mais je me sens soulagée, la pression est retombée d’un cran. »

« Nous essayons d’être plus clairs dans nos consignes »

Depuis la formation, l’éleveuse a aussi accroché sur l’un des murs du bureau la liste des numéros utiles (téléphones, identifiants…). « Cela me fait gagner du temps au quotidien et mon mari sait dorénavant où les trouver sans mon aide. » Le passage des consignes au salarié est également plus précis « même pour des choses anodines. Pour le lavage du tracteur par exemple, mon mari a précisé ce qu’il entendait exactement par là : est-ce nettoyer l’extérieur, la cabine, les deux ? Même chose pour le pré à faucher. Pour plus de clarté, j’ai fourni au salarié un plan du parcellaire et mon mari a tracé le sens de fauche. Ce qui nous paraît évident ne l’est pas forcément pour quelqu’un d’autre. »

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