Dossier bureau

La valorisation des informations grâce à l´informatique

Le Gaec de la Marfée, à Cheveuges dans les Ardennes, est composé de quatre membres : monsieur, madame et les enfants. Brigitte Neveux travaille sur l´atelier des 115 vaches laitières, sa fille sur l´atelier ovin, et les hommes sont responsables des travaux des champs.
Brigitte Neveux enregistre la comptabilité depuis longtemps au Gaec de la Marfée. Son DUT de gestion lui a permis d´acquérir la rigueur nécessaire à la gestion administrative. Brigitte Neveux insiste sur l´intérêt que représente à ses yeux de bons enregistrements. « Comme mon grand-père et mon mari, j´ai toujours enregistré un maximum de choses, même non réglementaires, essentiellement pour savoir, pour me souvenir. Les choses s´oublient en effet très vite. Il faut voir le côté positif de l´enregistrement, et chercher comment le réaliser, sur des fiches, avec des logiciels. pour que ces documents rendent service par la suite. Aujourd´hui, avec la nouvelle Pac, et la conditionnalité, l´enregistrement fait plus que jamais partie du métier d´éleveur », résume-t-elle.

Le Pocket PC ©DR

« En salle de traite, j´emmène le Pocket PC avec moi, protégé dans sa coque plastique. Il me sert surtout pour consulter des informations ; je fais les enregistrements après la traite. »

Après la traite ...

Gros gain de temps grâce aux logiciels
Brigitte Neveux utilise beaucoup d´outils informatiques pour faire ses enregistrements et valoriser les informations ainsi stockées. Le Gaec est équipé d´un ordinateur et d´un Pocket PC, tous deux pourvus d´un logiciel, Est-Elevage, qui est un portail Internet.
Beaucoup d´enregistrements sont stockés sur support informatique. Mais il reste des supports papier, comme le cahier sanitaire que le vétérinaire remplit.
Ce cahier est rangé dans une armoire au niveau du bloc de traite. Brigitte Neveux fait régulièrement des sorties papier des enregistrements informatiques, qu´elle range dans des classeurs de couleurs différentes. Pour les dossiers administratifs type déclaration Pac, les documents pour l´année en cours sont rangés dans un classeur à pochettes plastiques afin qu´ils restent propres. Les étiquettes de composition des aliments, ou de sacs de semences sont stockés dans une boîte. « Il faudrait que les fabricants travaillent à la mise en place d´un format standard : il y en a de toutes les tailles, c´est infernal à classer. Et un classeur n´y suffirait pas, vu la taille du cheptel du Gaec. »
Le Gaec de la Marfée est complètement séduit par les outils informatiques. « J´enregistre, le logiciel classe et trie les informations, et je consulte. Le fait que le logiciel gère le tri représente un gain de temps important et rend plus aisée la valorisation des informations. Par exemple, le logiciel peut me sortir en un clic le nombre de vêlages difficiles, avec le nom des vaches, les dates, etc. Je peux lui demander de me sortir les tableaux que je veux : je choisis juste les critères que je veux faire apparaître dans le tableau (sexe, nom de l´animal.) », explique Brigitte Neveux.
Le logiciel permet aussi d´éviter les erreurs. Par exemple, pour la prime à l´abattage, il est impossible d´établir une demande pour un animal qui ne peut pas être primé. Autre exemple, le logiciel ne permet pas à l´éleveur de mettre à un animal une boucle qu´il n´a pas. L´éleveuse pointe un autre intérêt : le lien immédiat entre les informations. « Par exemple, j´ai fait un tableau, et je veux en savoir plus sur une vache. En un clic, j´ai sa généalogie. »

Plus de temps pour valoriser les enregistrements
Le logiciel permet de gagner un temps non négligeable sur d´autres tâches : « Pour la Déclaration d´activité polluante, Est-Elevage me calcule le nombre d´animaux sur l´exploitation, par mois, sur la période demandée. Je n´ai pas à faire le calcul moi-même. » Même chose pour le calcul du chargement. « Si je suis un peu juste, un outil de simulation me permet de voir ce que ça donne si je vends un animal de plus par exemple. » Brigitte Neveux évoque aussi l´interaction entre son Pocket PC ou son ordinateur, et la base où sont stockés les informations (Arsoé, Contrôle laitier). « Quand je me connecte sur Internet, ils reçoivent directement mes enregistrements, et je peux éditer mes résultats du Contrôle laitier. » Enfin, elle ajoute que l´éleveur peut aussi enregistrer les tableaux sous format Excel sur son micro pour les retravailler ensuite.

Brigitte Neveux «Avec l´informatique, il y a moins de papiers, le traitement de l´information est plus rapide, et le risque d´erreur est moindre.» ©CP

Pour résumer, l´éleveuse déclare que « l´informatique, en gérant la phase de tri des informations, me permet de me concentrer davantage sur la consultation et la valorisation des données, ce qui est l´aboutissement du travail administratif et qui sert au pilotage de l´élevage. »
Pour Brigitte Neveux, « le top du top, c´est l´ordinateur portatif. » Protégé par sa coque en plastique, le Pocket PC de Brigitte Neveux la suit partout. Le transfert des enregistrements au bureau et vers l´extérieur est automatique. Finie la corvée de recopiage, une seule saisie suffit. « Il faudrait un deuxième Pocket PC, pour mon fils qui s´occupe des cultures. »
Un point à améliorer : les échanges entre associés
« Chacun sait où se trouve l´information. Il y a des tableaux « Veleda » un peu partout sur le site d´exploitation pour se laisser des consignes. Le moment de la traite est un moment où nous aimons nous retrouver et discuter. Nous trayons à deux, et les deux autres associés passent nous voir. Nous nettoyons tous ensemble », dépeint Brigitte Neveux.
Le bureau est aménagé dans un coin de la grande pièce commune. « Nous aurions fait une pièce spéciale s´il y avait eu des associés n´appartenant pas à la famille. »
Brigitte Neveux a d´autres responsabilités en dehors du Gaec. Elle est présidente de la section lait du GIE de Champagne-Ardenne, présidente de l´Arsoe et de l´EDE (établissement départemental de l´élevage) des Ardennes. Il lui arrive donc régulièrement de s´absenter du Gaec.
Malgré les panneaux, les réunions, il arrive que des informations ne lui soient pas transmises. « Il y a des choses comme l´entrée d´un animal, pour lesquelles mes associés ont le réflexe d´enregistrer à ma place quand je ne suis pas là ; ou bien alors on me passe l´information via un des panneaux présents sur l´exploitation. Mais il y en a d´autres comme la sortie d´un animal où l´habitude n´est pas encore prise. »

Les ordinateurs de poche
Le Personal digital assistant ou PDA est un ordinateur de poche pourvu d´un écran tactile. Deux principaux systèmes d´exploitation sont proposés : Palm OS et Pocket PC.
Palm utilise mieux les ressources de la machine mais c´est un système mono-tâche.
Quant à Pocket, il nécessite plus de mémoire mais peut gérer plusieurs applications en même temps. C´est aussi le système le plus utilisé. « Il faut veiller à acquérir un PDA robuste ou acheter une protection », conseille Jean-Marc Gautier de l´Institut de l´élevage. Ses principaux atouts sont sa facilité de transport, son démarrage instantané et son utilisation en tout lieu et en toute heure pour saisir ou consulter de l´information. Il est programmable et permet de communiquer avec d´autres systèmes.
Toutefois ses capacités de stockage sont réduites, l´absence de clavier est limitante ainsi que la taille de l´écran et on ne connaît pas bien sa résistance dans un environnement hostile. Avec un logiciel identique, les informations peuvent être transférées sur un ordinateur grâce à un socle, avec un cordon ou par liaison radio (Bluetooth ou Wifi). Le PDA est raccordable à une antenne GPS et peut comporter un lecteur de code à barre, intéressant pour gérer les boucles par exemple. Globalement les prix s´échelonnent de 100 à 400 euros pour un Palm et de 200 à 750 euros pour un Pocket PC.