Dossier bureau

Dix questions pour choisir un logiciel

1 Un logiciel pour quoi faire ?
Il est indispensable de définir clairement ses besoins. Sont-ils plutôt techniques, comptables ou administratifs ? S´agit-il en priorité de gestion de troupeau, d´aide aux déclarations ou de comptabilité ? Un premier tri peut donc être effectué en fonction des thématiques abordées par les logiciels.

Les grands intérêts des outils informatiques sont la facilité et la rapidité avec lesquelles un éleveur peut échanger avec l´extérieur. ©DR

2 A quel prix ?
Il s´agit tout d´abord du prix initial autrement dit le prix d´achat mais aussi du coût à l´usage. Il comprend la maintenance du logiciel et en particulier les mises à jour ou encore la hot-line c´est-à-dire la facturation des appels téléphoniques en cas de panne. Dans le cas de connexions internet, mieux vaut ne pas oublier de prendre en compte le coût des communications ou de l´abonnement. Les consommables (encre, papier ..) font aussi partie de ces coûts à l´usage mais ils restent généralement modérés.
3 Sur quel matériel ?
Dans la majorité des cas, le support est l´ordinateur. Les ordinateurs de poche ou PDA, sont de plus en plus utilisés. Enfin, certains logiciels sont proposés sur Internet. Il convient de bien prendre en compte le coût du matériel voir de l´abonnement.
4 Avec quel type de sauvegarde ?
Le problème de la sauvegarde est un point essentiel lorsqu´il s´agit d´un outil professionnel pouvant servir en cas de contrôles. La sauvegarde doit éviter les pertes de données et peut s´effectuer sur site, avec généralement 2 jeux de disquettes ou un CD rom. Elle est aussi possible sur un serveur par Internet. Il faut alors se renseigner afin de savoir comment est gérée la sauvegarde et sa sécurisation.
5 Mon outil informatique est-il adapté à mes conditions de travail ?
Le logiciel, de l´ordinateur ou du PDA, doit être adapté à mes conditions de travail. La saisie peut être réalisée sur le lieu de l´observation ou au bureau. Les questions à se poser à propos du PDA sont celles de sa robustesse et de la facilité d´utilisation du logiciel qui y est intégré. La nécessité d´utiliser un stylet pour écrire peut être contraignante quand on a les doigts engourdis par le froid par exemple. Le PDA permet la saisie et la consultation immédiates et peut aussi servir à la reconnaissance de codes barre. Toutefois en raison de sa taille réduite, il y a peu d´informations sur l´écran et il ne permet pas de visualiser des grands tableaux.
Certains fabricants de salle de traite proposent des boîtiers pour chaque poste de traite qui servent notamment à l´enregistrement des mammites et des traitements. Si l´on préfère une gestion papier avec une saisie décalée, peut-être par une autre personne, l´ordinateur est suffisant.
6 Quels échanges de données permet-il ?
L´éleveur n´est pas seul à saisir des informations. Le logiciel peut alors servir à récupérer des données saisies par des partenaires et inversement assurer une transmission d´informations de l´élevage vers ces partenaires. Dans ce cas, se pose alors la question de la compatibilité avec les logiciels de ces collaborateurs. La connexion se fait directement par Internet ou par l´intermédiaire d´une disquette, CD rom ou clé USB. Ces échanges de données évitent les doubles saisies. Bon nombre de logiciels possèdent des interfaces d´échanges de données, mais il faut vérifier si ces échanges sont possibles ou permis. Les logiciels proposés sur Internet intègrent des informations de l´IPG, et/ou du Contrôle laitier, et/ou des centres d´insémination.
Il faut aussi penser à l´exportation des données lorsque l´utilisateur souhaite abandonner un logiciel. Pour l´instant, il n´existe pas de standard de données pour les éditeurs même si un projet existe. Ce projet de gestion de l´information de l´exploitation agricole émane de l´Assemblée permanente des Chambres d´agriculture.
7 Quelle formation ?
Une formation est généralement possible suite à l´achat d´un logiciel. Elle facilite l´apprentissage du nouvel outil au démarrage et parfois aussi l´apprentissage de nouvelles versions. Une formation quelques mois après la prise en main se révèle souvent intéressante car les questions viennent au fur et à mesure de l´utilisation. Ces sessions de formations peuvent être gratuites - c´est-à-dire comprises dans le coût d´achat du logiciel - ou payantes. Les prix peuvent dépasser 500 euros. Certaines formations sont collectives, d´autres sont individuelles.
8 Quelle assistance ?
Une assistance téléphonique encore appelée hot-line existe dans la plupart des cas. Elle est d´autant plus importante que l´outil est utilisé dans un cadre professionnel. Il n´est pas concevable qu´une panne empêche l´utilisation du logiciel. Il s´agit donc de se renseigner sur la réactivité et le coût de cette assistance. Cette hot-line apporte une aide en cas de problème à l´installation ou à la configuration du logiciel mais peut aussi parfois apporter des réponses à des questionnements sur l´utilisation de l´outil en complément de l´aide en ligne et du manuel d´utilisation.
9 Quelle est sa pérennité ?
La pérennité de l´application est liée à la survie de l´éditeur. Elle est aussi liée à l´évolution des exigences des éleveurs, des exigences réglementaires et sociétales. L´application sera t-elle alors susceptible d´évoluer ?
10 Existe-t-il un réseau d´utilisateurs ?
Des échanges peuvent être prévus entre les utilisateurs d´un même logiciel. Ces réseaux sont rassurants pour les utilisateurs, permettent d´échanger sur l´outil et de faire remonter des demandes vers l´éditeur.
Des systèmes de parrainage peuvent aussi exister, comme chez Isagri. Des éleveurs « pivots » accompagnent les éleveurs proches de chez eux et mutualisent les remarques.