Combien de temps garder ses papiers ?
Il n’est pas nécessaire de conserver indéfiniment tous les papiers administratifs.
Selon la nature des documents, le délai de conservation exigé ou conseillé varie.
Garder indéfiniment
Les statuts de la société, les titres de propriétés, les baux ruraux, le plan cadastral, les PV de bornage doivent être gardés indéfiniment. Il en est de même des accords de subvention, déclarations ou autorisations Installation classée, registre d’élevage. Il faut aussi garder à vie les bulletins de salaires, contrats et certificats de travail, attestations de Pôle emploi. Et plus largement, garder tous les contrats, y compris ceux relatifs aux assurances. Par prudence, il est conseillé de garder aussi indéfiniment les procès verbaux d’assemblée générale, qui doivent légalement être conservés cinq ans mais peuvent être utiles en cas de litige par exemple, ainsi que les factures et quittances de fermage.
Garder 10 ans
Tous les documents comptables sont à conserver dix ans : factures, bons de commande et de livraison, livres, résultats, comptes annuels, liasses fiscales, relevés de banque, quittances d’assurance pro, taxes foncières pro et tout document en lien avec l’activité professionnelle (y compris avis d’impôts locaux et quittances et primes d’assurances relatifs à l’activité). Garder aussi dix ans les avis d’imposition, dossiers « dommages corporels » des assurances, documents liés aux accidents du travail, reçus de location de gîtes ruraux (justification de subvention), assolement, contrat d’épandage de boue, bordereaux de versement bancaire.
Garder 5 ans
Il faut garder cinq ans les livres de paye et registres du personnel, les bulletins de paye et les reçus pour solde de tout compte, les documents relatifs aux vérifications et contrôles de l’hygiène et sécurité, les relevés de banque, remises de chèque ou d’espèces, les talons de chèques. À garder cinq ans aussi : les document d’identification animale, les ordonnances vétérinaires, le plan prévisionnel d’épandage, cahier d’épandage, contrat de mise à disposition de terres, bordereau de livraison d’effluents ou boues, les registres phytosanitaires et de stockage, le relevé parcellaire. Et les documents relatifs à la PAC.
Garder 3-4 ans
Les justificatifs fiscaux ne doivent être conservés que trois-quatre ans (avis d’imposition, déclaration de revenus, preuves de paiement des impôts, réductions et déductions fiscales), tout comme le plan prévisionnel de fumure azotée, le registre des prélèvements d’eau.
N’oubliez pas...
Mentionnez la nature des documents et l’année de référence sur le clas-seur ou la boîte. Attention à bien conserver les originaux, une photo-copie ne constituant qu’un début
de preuve. Faites des copies des documents importants et stockez-les dans des endroits différents, voire même numérisez-les.
