Classer les papiers pour gagner du temps

Quand on parle papiers avec Sophie Marçot, consultante en organisation du travail et relations humaines, elle commence par parler du bureau. « C’est un lieu stratégique de pilotage de l’exploitation. Ce doit être le bureau de tous, et pas celui d’un seul associé. » L’idéal est une pièce dédiée au professionnel, facilement accessible depuis l’extérieur. « Prévoyez une table et une chaise confortable pour chacun des associés », ajoute Sophie Marçot. Avec des étagères pour y ranger les classeurs ou les dossiers suspendus. Avec des tableaux effaçables pour partager les informations, noter les tâches à faire, les absences. Avec un petit cahier ou une affiche regroupant les numéros utiles que tout le monde peut retrouver rapidement. Avec un agenda commun, papier ou numérique. Il est important de régulièrement faire du tri pour éviter d’être noyé dans les papiers inutiles. « Tout ce qui est dans le bureau doit servir au bureau. Donc les archives sont stockées ailleurs. »

Construire son propre plan de classement

Le plan de classement consiste à organiser en arborescence les documents, avec de grandes catégories et des sous-rubriques. Par exemple : parcellaire, bâtiment, matériel, production végétale, conduite du troupeau laitier, finances, social, fiscal, juridique. Et dans la catégorie production végétale, on trouvera par exemple les dossiers infos techniques, analyses de sol, analyse de fourrage…

« Il existe des formations où chacun vient avec ses papiers et construit son plan de classement avec le formateur, rappelle Sophie Marçot. Mais le plus important est que chaque associé doit connaître le plan de classement pour s’y retrouver. L’idéal est donc de créer le plan de classement à plusieurs et de l’afficher dans le bureau. Le classement des dossiers de l’ordinateur peut aussi suivre la même logique ! » Il vaut mieux segmenter en de nombreux sous-dossiers et prendre des petits classeurs ou des petits dossiers suspendus, qui obligent à trier régulièrement. Plutôt que de gros dossiers où l’on perd du temps à chercher un document dans une masse de papiers.

Trier régulièrement avec méthode

Sur les étagères, le rangement doit être assez intuitif pour retrouver rapidement un document. « On conseille d’utiliser des pochettes de couleurs différentes en fonction des thématiques, par exemple vert pour les cultures, gris pour les bâtiments… Et tous les classeurs doivent posséder des étiquettes sur la tranche, visibles et lisibles ! »

Pour être efficace, Sophie Marçot conseille de faire tous les jours un premier tri rapide du courrier, en papier et sur ordinateur : courrier personnel, professionnel, à jeter. Noter les rendez-vous sur l’agenda. Pour la gestion des factures, des bannettes « à payer », « à classer » peuvent permettre de mieux s’y retrouver et d’optimiser le temps au bureau. Puis une fois par semaine, on peut dédier un temps au bureau pour payer les factures, répondre aux courriers, lire les documents… « Donner un rituel, par exemple se dire que tous les vendredis on est au bureau de 14 h à 15 h, permet réellement de gagner en efficacité. De plus en plus d’agriculteurs se l’imposent. »