Œnotourisme

Comment bien préparer les portes-ouvertes de son domaine viticole ?

Générer un diagramme de Gantt pourra vous aider à avoir une vue d’ensemble des tâches à accomplir et à déterminer qui va les exécuter. Ce diagramme est utilisé dans la gestion de projet. Pour le remplir, il faut établir une liste des tâches et positionner la durée de chacune sur une ligne de temps. Cet outil de planification peut être réalisé à la main, avec un tableur ou avec l’aide d’une IA.  

Définir la date, vérifier s’il n’existe pas une opération collective dans laquelle votre projet pourrait s’insérer (printemps des châteaux en Bordelais, Bienvenue en Beaujonomie…) 

Fixer les objectifs (vente directe, notoriété, fidélisation…). 

Déterminer le budget. 

Choisir les animations principales. 

Vérifier les contraintes réglementaires et contacter la mairie. 

Réserver les prestataires : food truck, groupe de musique, location des tables, tentes, verres. Penser à la production de glaçons. Si nécessaire, louer des sanitaires (1 pour 100 personnes). 

Planifier le circuit de visite ou le parcours des visiteurs. 

Préparer une liste de vins à présenter et vérifier les stocks de bouteilles prêtes à vendre. 

Créer l’identité de l’événement : une belle photo du lieu ou d’une édition précédente peut servir de base visuelle. Vous pouvez aussi choisir un nom qui deviendra un rendez-vous annuel.  

Associez vos salariés le plus possible à l’opération, ils deviendront prescripteurs. Pour cela, exposez votre projet clairement et répartissez les rôles : accueil, encaissement, visites guidées… Selon l’ampleur du projet, prévoir un appoint de main-d’œuvre à recruter ou à mobiliser pour aider (famille, saisonniers). 

Lancer la communication sur vos réseaux sociaux (Facebook, Instagram…), envoyer un emailing à vos clients, imprimer des affiches pour les commerçants locaux et/ou des flyers. Pensez à mettre à jour la rubrique actu de votre site internet.  

Poser les préenseignes sur la voirie (à partir de trois semaines avant l’évènement). 

Inviter partenaires et prescripteurs (cavistes, restaurateurs). 

Prévoir une gestion des inscriptions si nécessaire. 

Relancer la communication (posts, rappel email). 

Confirmer tous les prestataires. 

Confirmer les réponses aux invitations, si vous avez prévu un repas avec places réservées par exemple. 

Vérifier la météo et prévoir un plan B (tentes, intérieur), envisager d’annuler en cas de phénomène climatique extrême.  

Nettoyer et ranger les différents espaces du domaine : caveau, cuvage, extérieurs, etc. 

Installer les stands, la signalétique interne, la zone de dégustation - vente, préparer les caisses et moyens de paiement. 

Briefer l’équipe. 

Dernières vérifications. 

Accueil des visiteurs selon les horaires prévus : de 10 h à 18 h, par exemple, ou de 14 h à 23 h. 

Penser à prendre des photos, pour publication immédiate ou différée. 

Rangement du domaine et des panneaux sur la voie publique. 

Publication des photos, des remerciements. 

Faire le bilan : fréquentation, ventes, points forts/points à améliorer. 

Traditionnellement, les journées portes-ouvertes s’organisent plutôt d’avril à septembre, pour profiter d’une météo clémente. Durant la saison estivale, vous pouvez proposer des portes-ouvertes plus axées sur les familles, plus nombreuses l’été. Avec le changement climatique, le mois d’octobre peut encore présenter de belles journées, quand le rush des vendanges (pour vous) et de la rentrée (pour les familles avec enfants) est passé.  

Lire aussi : Œnotourisme : les jeunes, premiers visiteurs des caves et domaines 

L’hiver peut aussi être propice à des portes-ouvertes thématiques : dégustation du vin nouveau, comme c’est la tradition en Beaujolais, ou mini marché de Noël, avant les fêtes de fin d’année. 

Samedi ou dimanche, voire un week-end entier est l’option généralement retenue, mais le choix peut être plus ouvert durant les congés d’été. 

Fixer une date est toujours un pari. Attention à éviter la concurrence d’évènements majeurs type finale de Coupe du monde de football ou Jeux olympiques. À moins de prévoir d’organiser une fan zone le temps d’une rencontre phare ! 

À l’heure de l’infobésité, le problème n’est plus de communiquer mais d’être vu. Autant utiliser tous les moyens à disposition. 

*Prévenir vos clients par courrier, emailing, SMS… 

*Utiliser vos propres réseaux sociaux : page Facebook, compte Instagram, Tiktok… Selon votre inspiration, vous pouvez programmer une série de publications en suscitant l’intérêt : annoncer une surprise, un jeu, sur un ton humoristique ou en créant un suspens, par exemple. En complément, il est possible de créer un événement en ligne, sur Facebook notamment. 

*Les media traditionnels ne doivent pas être négligés, d’autant que la plupart des titres de presse sont désormais présents sur internet. La PQR (presse quotidienne régionale) et la PHR (presse hebdomadaire régionale) disposent d’une large audience : 41,5 millions de lecteurs par mois pour le papier et 57,3 millions de lecteurs par mois pour les éditions numériques (source : OneNext Global S1 2026). 

*Signaler votre journée à la mairie, l’office du tourisme ou votre ODG qui peuvent avoir un agenda des manifestations, comme à Blaye https://vin-blaye.com/ ou une page Facebook, comme l’office du tourisme d’Anjou. 

*La campagne de communication peut être complétée par l’achat d’espaces publicitaires dans les médias ou sur les réseaux sociaux. 

*Penser à mettre à jour sa page Google Business Profile (auparavant Google my business) : cette fiche gratuite s’affiche lorsque les internautes font une recherche sur Google ou Google maps avant de préparer une sortie, souvent au dernier moment. C’est aussi une source d’informations pour nourrir les IA. La mise à jour des horaires, la publication de photos et d’avis sont autant d’éléments qui vont orienter la prise de décision de l’utilisateur.  

Qu’il soit destiné à être imprimé ou posté sur les réseaux, votre message doit donner clairement les dates et les horaires de votre évènement, ainsi que le programme de la journée, les éventuelles offres spéciales, les producteurs associés invités et la date limite d’inscription si les places sont limitées (pour un repas, par exemple).  

Le message doit donner envie de venir, mais aussi, montrer que vous avez prévu les détails pratiques, en indiquant la manière de vous rejoindre : l’adresse postale, un plan d’accès simplifié, les coordonnées GPS… Signalez aussi le lieu de parking et l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite. La présence d’un numéro de téléphone de contact est un plus pour ceux qui souhaiteraient plus de renseignements ou auraient des difficultés à trouver l’endroit.  

Lire aussi : Diversification viticole dans le Gard : « Nous résistons car nous avons diversifié avec les soirées et les privatisations » 

Quel montant envisager ? Une déclaration à l’avance entraîne une réduction de 20 % sur la note tandis qu’un contrôle vaut une surcharge de 25 %. Un forfait est prévu pour les évènements dont le budget global de dépenses ne dépasse pas 5 000 € et dont le ticket d’entrée est inférieur à 20 € (40 € si un repas est inclus). Par exemple, pour une journée portes-ouvertes dont la capacité d’accueil ne dépasse pas 3 000 personnes, le forfait est de 94,68 € si l’entrée coûte moins de 20 € ou 69,44 € si l’entrée est gratuite (tarif 2026). Une réduction supplémentaire de 5 % ou plus peut s’appliquer si vous faites partie d’une organisation ayant passé un accord avec la Sacem. Vérifiez auprès de votre ODG ou de votre syndicat.  

Installer une signalisation pour votre journée portes-ouvertes 

L’installation de panneaux sur la voie publique est très réglementée. Un panneau indiquant une journée portes-ouvertes peut être considéré comme une préenseigne temporaire. À ce titre, il peut être installé jusqu'à trois semaines avant le début de la manifestation ou de l'opération qu'elle signale. Puis, il doit être retiré une semaine au plus tard après la fin de l'opération. 

Hors agglomération, les préenseignes temporaires peuvent être installées de manière dérogatoire : leurs dimensions ne doivent pas dépasser 1 m en hauteur et 1,50 m en largeur et leur nombre est limité à quatre par opération ou manifestation. 

Toute préenseigne doit mentionner l'adresse, le nom de la personne physique ou la dénomination sociale de la personne morale qui l'a apposée ou fait apposer. 

Une déclaration préalable n’est pas toujours nécessaire, mais il est recommandé de s’adresser à la mairie pour vérifier votre cas. 

Gérer la circulation des voitures et la sécurité des personnes pour une journée portes-ouvertes 

En règle générale, aucune autorisation n’est nécessaire vis-à-vis de la circulation automobile si la journée portes-ouvertes est organisée sur le domaine privé, sans occupation de la voie publique et sans risques particuliers. En revanche, il est utile de prévenir la mairie si une affluence nombreuse est attendue. Le maire peut prendre un arrêté pour fermer temporairement des voies publiques ou créer un sens de circulation provisoire pour recevoir de nombreux véhicules.  

La mairie est l’interlocuteur de proximité qui peut vous orienter vers les démarches complémentaires à effectuer auprès de la gendarmerie ou du Sdis (service d’incendie et de secours), par exemple si vous prévoyez un feu d’artifice, une cuisson d’aliments... Les démarches peuvent aussi être effectuées en ligne sur le site Service public : Déclaration et demande d'autorisation de manifestations. 

Assurance : vérifier votre couverture avant votre journée portes-ouvertes 

Parmi les obligations réglementaires, il faut vérifier que votre assurance couvre la présence temporaire des visiteurs sur votre domaine viticole. Sinon, demandez une extension temporaire de votre contrat. 

Le budget d’une journée portes-ouvertes peut être très variable en fonction du programme prévu, de la « simple » visite-dégustation au concert d’une personnalité connue. Même si cela peut paraître fastidieux, calculer un budget prévisionnel permet de vérifier la rentabilité de l’opération après coup.  

Lire aussi : L’œnotourisme peut représenter jusqu’à 38 % du chiffre d’affaires des domaines viticoles 

Dans ce cas, ne pas oublier de prendre en compte : 

- le temps passé sur l’organisation générale  

- le temps passé à la création et la diffusion de la communication : post sur les réseaux sociaux, communiqué de presse, flyers… 

- l’impression des affiches, des flyers, des panneaux pour la communication, 

- les vins dégustés par le public,  

- la location de matériels et des équipements,  

- la rémunération du personnel en renfort et/ou les heures majorées, 

- les frais pour des intervenants ou prestations (agence de communication, cachet des artistes, frais de séjour…) 

- les frais divers : papier toilette, sacs poubelle, nettoyages, ...