Concevoir une solution sur-mesure

Alliance Aquitaine produit sur plusieurs sites autour de 80 000 hl de vin par an. « Dans une structure comme la nôtre, un logiciel de traçabilité est indispensable », affirme Pierre Yves Prud’homme, responsable production de la coopérative. Depuis 2014, Alliance Aquitaine gère sa traçabilité avec le progiciel Edenwine, dans un premier temps via les modules vigne et chai. Les modules administration des ventes et comptabilité sont encore en phase d’intégration. Ce qui a séduit les dirigeants de la cave avec Edenwine, c’est la possibilité de le configurer à leurs besoins. « Edenwine est complètement transversal, c’est-à-dire qu’on peut y mettre ce que l’on veut : parcelles, mise en bouteille, ventes etc. » développe Pierre Yves Prud’homme. Une flexibilité qui a ses avantages… et ses inconvénients. En effet, si les possibilités sont (presque) infinies, ce type de logiciel n’est pas fourni clé en main. À partir du module de base, l’éditeur adapte la version à la structuration propre de l’entreprise en fonction des besoins que le client formule. Une logique d’amélioration continue qui se construit à mesure que l’on utilise le logiciel, et qui implique de devoir y consacrer une partie de son temps, du moins dans les premiers mois d’utilisation. « C’est du temps et de l’énergie », souligne Pierre Yves Prud’homme.

Créer la base de données, un prérequis fastidieux

En amont, Nadia Mersie, responsable vigne et qualité d’Alliance Aquitaine a dans un premier temps saisi toutes les données relatives au parcellaire des adhérents (cépages, porte-greffes, appellation…). « Pour le moment, c’est elle qui est chargée de saisir les données inscrites dans le cahier de culture que lui transmettent les viticulteurs. Mais nous réfléchissons à une solution pour que les adhérents puissent le faire eux-mêmes via l’extranet », indique Pierre Yves Prud’homme. Côté cave, il a fallu créer une compatibilité entre le logiciel de réception de la vendange et le module chai afin de pouvoir relier les cuves aux apports de raisins. « Edenwine a également créé une interface qui fait le lien entre le bulletin d’analyse labo et la cuve analysée. La récupération de l’information en est simplifiée », illustre Pierre Yves Prud’homme. Un outil possiblement sur-mesure que le responsable estime pour le moment ne pas exploiter au maximum de ses capacités. Par exemple, la gestion des stocks de produits œnologiques reste encore à améliorer. « Les enzymes liquides sont facturées au poids par nos fournisseurs or nous les utilisons en volume. La mise à jour de notre stock informatique nous oblige à convertir les kg en litres. Pour le moment je dois donc faire la conversion moi-même ce qui fait que mon stock n’est pas toujours à jour, surtout pendant les vendanges », développe l’œnologue.

Les exemplaires papiers n’ont pas pour autant totalement disparu

Aujourd’hui, Pierre Yves Prud’homme dispose en un coup d’œil d’une photographie complète de l’état de ses chais sur les différents sites. Le logiciel offre une grande souplesse, ce qui permet de revenir en arrière sur une opération en cas d’erreur de saisie. L’œnologue reste toutefois partisan de l’exemplaire papier. « Bien que l’outil permette d’éditer les bons de travaux pour les salariés, les feuilles de travaux papier restent un lien concret et laissent une trace matérielle jusqu’à la saisie », insiste-t-il. Au-delà de ça, cet aspect très administratif, n’est pas la partie la plus agréable du métier. « Je garde pas mal de choses sur papier car j’aime sortir le nez de l’ordinateur », confie le responsable qui estime à plus d’un tiers de son activité le temps passé à saisir les données de traçabilité. Il salue par ailleurs la réactivité des équipes de l’éditeur en réponse à toutes les demandes qu’il a pu formuler.