Elevage laitier : « Et si vous preniez le temps de mieux organiser votre temps? »

Sophie Marçot : « L’organisation du travail est une thématique qui aborde plein de sujets :

- le lieu et les temps d’échanges

- le lieu pour le travail administratif, organisé et rangé

- l’aménagement de l’exploitation et l’organisation et le rangement de ses ateliers

- la répartition des responsabilités et des tâches au sein de l’équipe

- la définition d’un cadre, qui sert à pouvoir recadrer : règlement intérieur, contrat de travail, procédures écrites

- des outils pour passer efficacement les consignes et informations : panneaux, planning, agenda, groupe WhatsApp, etc.

- le soin apporté aux relations entre les personnes : les signes de reconnaissance, les moments de convivialité, la gestion des désaccords et des tensions, des arrivées et des départs, le management.

Les agriculteurs viennent chercher surtout des échanges entre pairs, mais aussi des outils qu’ils vont pouvoir tester rapidement, comme le tableau veleda avec les tâches plus ou moins urgentes à réaliser.

Les exploitants réalisent que l’organisation du travail est une thématique très vaste. C’est aussi beaucoup de relations humaines et de développement personnel appliqué au professionnel, d’où l’intérêt des exercices de mise en situation, des jeux de rôle par exemple. Je veux que la formation soit très pratico-pratique pour qu’ils puissent appliquer des changements très concrets. Ce ne sont pas des formations "descendantes". 

Quand des agriculteurs me disent « je bosse trop », souvent, en plus du nombre d’heures, c’est la qualité du travail qui pose problème : la pénibilité, trop d’urgences à gérer, l’administratif que l’on n’a pas envie de faire… Donc, la première chose à faire c’est d’évaluer quel travail leur pèse et les sources de stress.

Pour gagner du temps, ce n’est pas toujours sur l’astreinte que l’on peut gagner, mais plutôt sur les temps "informels" : les trajets, les interruptions téléphoniques, les discussions interminables, le temps passé à chercher un document ou un matériel… Ainsi, gagner du temps, c’est déjà éviter d’en perdre. Des consignes mal transmises peuvent générer beaucoup de temps perdu avec des erreurs à rattraper.

Pour gérer le temps, on peut par exemple fixer des horaires pour ne pas laisser la journée déborder, gérer les tâches en fonction de leur importance et pas uniquement de leur urgence.

L’amélioration de la qualité des heures de travail passe par l'allègement du mental, en instaurant par exemple un planning commun, en facilitant le remplacement, en écrivant les procédures, en affichant les numéros de téléphone utiles, etc. Cela permet de faire face à l’imprévu de manière plus efficace.

Le manques de connaissances (dans l’usage des outils informatiques par exemple ou dans les techniques de management) doivent être identifié et résolu, pour éviter les pertes de temps et les erreurs. Donc il faut oser se former dans ces domaines, qui ne sont plus des sujets annexes, mais qui font aujourd’hui partie du métier d’agriculteur.

Rendre le cadre de travail plus agréable est un autre facteur clé de la qualité des heures de travail. Par exemple, le travail administratif, beaucoup aimeraient le déléguer, mais si on n’aime pas le travail administratif c’est peut-être parce que les conditions de travail ne sont pas optimales. Commençons donc par créer un environnement attractif et qui rend le travail efficace : un bureau dédié, où chaque associé a sa place (une table, des étagères ou tiroirs), où le rangement est clair pour tout le monde, où le matériel (ordinateur, imprimante, etc.) est adapté et fonctionne. Ensuite, il faudra identifier ce qui est délégable et ce qui ne l’est pas car trop stratégique. J’ai un exemple d’agriculteur qui a préféré déléguer des heures de tracteurs plutôt que l’administratif, pour optimiser ses résultats technico-économiques et financiers.

Pour déléguer, il faut avoir confiance dans la personne, c’est-à-dire qu’elle doit être compétente et motivée. Pour cela, il faut la mettre en position de bien réaliser son travail : des consignes claires, des procédures écrites, des espaces bien aménagés.

Vis-à-vis de son salarié, on peut demander son avis, pour connaître et exploiter toutes ses compétences, tout en posant le contour d’un cadre non négociable. Et il faut déterminer ce qui est le plus important pour vous : est-ce le résultat ? est-ce la façon de faire ?

Les résultats d’une étude Innoval portant sur le ressenti des éleveurs en matière d’organisation du travail montrent que les éleveurs donnent beaucoup d’importance à l’ambiance au sein du groupe, avant la communication, la compétence et les objectifs communs. Si une bonne ambiance est importante, elle ne suffit pas à structurer un groupe. Il faut un cadre avec les objectifs communs et individuel, des règles avec la place et les responsabilités de chacun ainsi qu'une bonne organisation du travail.

Il faut une communication sincère et efficace. Parfois, on n’ose pas émettre un avis ou une critique à un associé ou un salarié, de peur de dégrader l’ambiance. Mais ne pas exprimer ce qui ne va pas repousse le problème et le fait enfler. Il faut réussir à se dire les choses qui ne vont pas sans dégrader les relations.

Un bon salaire – ou une bonne rémunération pour un associé - et une bonne ambiance ne font pas tout : les salariés et les associés ont besoin de sentir qu’ils progressent, qu’ils sont respectés et reconnus.

Je conseille de ne pas hésiter à se faire accompagner par un tiers dès que l'on sent que la communication devient difficile ; ne pas attendre que ça claque. »