Réussir lait 13 mai 2016 à 08h00 | Par Magdeleine Barralon

Avec Cumagenda, facile les réservations !

La Cuma de Foissiat dans l’Ain expérimente depuis deux ans la réservation de matériels par un service internet. L’accès au planning permet d’organiser ses futures locations.

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Jean-Christophe Comas, responsable du suivi logiciel Cumagenda : « Une borne tactile à l’entrée du bâtiment de stockage permet les réservations de dernière minute. Il s’agit d’un simple écran tactile relié à  l’ordinateur. »
Jean-Christophe Comas, responsable du suivi logiciel Cumagenda : « Une borne tactile à l’entrée du bâtiment de stockage permet les réservations de dernière minute. Il s’agit d’un simple écran tactile relié à l’ordinateur. » - © M. Barralon

C’est la nécessité de simplifier notre fonctionnement qui nous a conduit à tester Cumagenda, le logiciel de la fédération nationale », indique Jean Christophe Comas, responsable du suivi du logiciel. La Cuma de Foissiat, créée en 1981, compte 200 adhérents, 150 actifs. Elle loue 90 matériels attelés et un télescopique. "Auparavant, ces matériels étaient répartis sur neuf exploitations. Les adhérents chargés du stockage avaient la responsabilité de la gestion des réservations et de l’entretien des engins. Chaque adhérent effectuait sa réservation par téléphone ou bien devait se déplacer pour s’inscrire sur un tableau. Ce fonctionnement était lourd pour ceux qui en avait la responsabilité ». Surtout que les annotations à la craie sur le tableau n’étaient pas toujours très lisibles, parce que trop chargées ou mal écrites, voire à moitié effacées. Outre les risques d’erreur, la retranscription des données sur ordinateur prenait beaucoup de temps.

« Nous participons à l’évolution de Cumagenda »

Lorsque la Cuma de Foissiat a décidé de construire un bâtiment de stockage des matériels, elle a réfléchi à la création d’un système de réservation informatique. « Nous avions pensé dans un premier temps à la mise en place d’un logiciel de gestion, c’est là que la fédération départementale nous a parlé de l’existence de Cumagenda », confie Jean Christophe Comas. « Depuis l’été 2014, nos adhérents peuvent y accéder depuis leur ordinateur, leur smartphone, leur tablette ou à partir de la borne tactile installée à l’entrée du bâtiment de stockage. Comme six ou sept Cuma en France, nous testons ce service et nous participons à son évolution. »

Ce service internet a toutefois suscité quelques appréhensions au départ. « Avant la mise en route, nous avons organisé deux journées de formation par petits groupes. Ainsi tout le monde s’est approprié le système et se sent désormais à l’aise dans son utilisation. » Tous les adhérents se félicitent maintenant de ce procédé simple et réactif, qui autorise la réservation, mais aussi une modification ou une annulation, à tout moment. Il permet d’anticiper les locations et apporte aussi une meilleure cohérence dans la circulation du matériel. « Sur le planning, les coordonnées de chacun des adhérents sont indiquées, ce qui permet aux adhérents de mieux communiquer entre eux, par exemple d'avertir le loueur suivant si le matériel est disponible plus tôt, de s'organiser pour la transmission..., explique-t-il. C’est particulièrement appréciable lors des périodes de forte activité, durant lesquelles tout le monde a besoin des mêmes engins à la même période. »

Cumagenda n’a pas forcément fait évoluer le volume des locations. En revanche, il facilite grandement leur gestion. Après vérification de la cohérence des réservations des adhérents, les données (saisies par les adhérents) sont validées, puis basculées sur le module de facturation Cumanet. Jean-Christophe Comas précise que la secrétaire de la Cuma a économisé, à chaque facturation trimestrielle, une journée de travail fastidieux de saisie. «Cumagenda va prochainement connaître une nouvelle version. Les heures de conduite effectuées par le salarié de la Cuma seront désormais, à la demande des agriculteurs, comptabilisés par le biais du service internet. »

Une borne tactile qui simplifie la vie

« Nous avons choisi d’installer une borne tactile à l’entrée du bâtiment de stockage. Il s’agit en fait d’un simple écran relié à l’ordinateur, explique Jean-Christophe Comas. Toutes les Cuma qui testent actuellement Cumagenda ne proposent pas forcément cet équipement. C’est un service supplémentaire que nous voulions apporter aux adhérents qui ne sont pas équipés d’ordinateur ou qui n’ont pas Internet ». À l’usage, les responsables de la Cuma ont constaté également que cet outil simplifie grandement la vie des adhérents. Sur place et à la dernière minute, ils peuvent ainsi procéder à la location d’un équipement dont ils viennent de constater la disponibilité.

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